行绩效。项目办公室已经开始执行六西格玛过程,用于改进项目的绩效。项目办公室也在帮助进行人员配置,并作为人员的个人发展机会,将项目经理转移到黑带的位置(执行六西格玛项目)、优质的工程设计、采购和其它部门。
项目办公室的未来
ASG正在努力工作,致力于实现衡量指标和项目评估的改进。在任何一个时点,ASG正在执行的项目数量可高达250个,如果能够从统计角度考虑项目绩效,则存在很多好的机会,对整个系统的运作情况进行评价。对单个项目而言,可能一个项目的成本超支并不可怕,但,如果从整个公司执行的所有项目的角度看待这个问题,就会发现可以节省几百万美元的成本浪费。在找到解决方案之后,在集中项目办公室的参与下,可以在整个公司的所有项目上执行这些方案。
另外,改进项目经理的绩效和能力并向他们提供支持和相关的生产力提高工具被认为是一项永久的工作。集中项目办公室必须对此予以关注和培养。
汇报关系和组织结构
并不是所有公司都像江森自控那样支持项目管理。虽然使用项目办公室所能带来的收益清晰可见,对于项目办公室应该向谁汇报以及如何最大程度发挥项目办公室的作用,仍然存在很多争议。但是,鉴于项目办公室的职责,及其与企业战略规划、生产能力规划和项目组合管理之间的关系,项目办公室必须向高层管理层汇报。高层管理层与项目办公室的距离越短,项目管理的收益就能够更快的被认可和实现。
每个公司都可以采用不同的项目办公室结构形式。关于项目办公室的典型结构形式,请参阅图6。项目办公室的目的是管理项目管理知识产权,因此,不是通过增加多层管理层形成官僚机构。如同江森自控案例内所说明的那样,一个项目办公室只需要不过4-5个人。另外,项目办公室的人员可以兼职而不用全职,或可以与项目办公室之间存在“虚线”的汇报关系,并同时保留其职能部门的职责。
由于项目办公室活动的多样性,分配到项目办公室工作的人员可以身兼数职,也可以互为后备。这将减少项目办公室的人员配置水平,而且可以使项目办公室的投资收益更容易衡量。
参考书目:
《项目管理:计划、进度和控制的系统方法(第7版)》纽约:Wiley & Sons, 作者:Kerzner, H. (2002);
《江森自控公司汽车系统集团》,Kumar A. Kandt. D, (2002);
2001年11月1-10日美国田纳西州纳什维尔项目管理协会年度论坛和研讨会会议学报,《汽车产品上市系统的执行》,Spigarelli, R. & Allen, C. (2001);
《如何发挥项目管理办公室的作用》,纽约:国际学习学院,Kendall, G. & Rollins, S. (2002)。
HAROLD KERZNER
是国际学习学院项目管理执行董事,并且是Baldwin-Wallace大学系统管理教授。KERZNER博士曾经出版或提交过250多份学术报告和21本教科书。俄亥俄州PMI东北分会启动了项目管理优异绩效Kerzner奖项。KERZNER博士获得了伊利诺斯州大学颁发的杰出校友奖并获得了犹他州立大学颁发的1998年度杰出服务奖,所有这些奖项都是为了感谢KERZNER博士在项目管理领域作出的卓越贡献而颁发的。