监管。
关于项目办公室何时介入项目问题,经常使用的衡量指标是:
· 项目的货币价值;
· 项目工期;
· 跨专业性程度和复杂程度;
· 公司的风险;
· 项目的重要性(例如:消减开支)。
许多管理层面临的一个关键问题是:“如何衡量执行项目办公室概念所带来的投资收益?”在衡量时,可以从定量和定性两个角度进行。从定性角度,管理层可以检查提交高层管理层解决的问题数量。一个有效的项目办公室可以起到过滤器的作用,这样,实际提交高层管理层解决的问题数量将很少。从定量角度,高层管理层可以考虑下述内容:
· 进度审查:如果没有项目办公室,企业内可能会存在多种进度和汇报格式,甚至,可能每个项目都会有一个不同的格式。有了项目办公室和相关的标准化工作,审查工作会更加迅速,并且将更加有意义。
· 决策:如果没有项目办公室,决策经常会被推迟,会更多的强调行动项目而不是有意义的决定。项目办公室使有意义的决策成为可能。
· 浪费的会议:如果没有项目办公室,高层领导会花大量的时间付出很大的代价参加太多的会议。有了项目办公室以及更加有效的信息,高层管理层可以在会议上少花时间,将更多的时间用到战略问题而不是运作问题上。
· 信息量:如果没有项目办公室,管理层所获得的信息量要不太少,要不就太多,这会影响有效的决策。有了项目办公室和相关的标准化工作之后,管理层可以更容易地作出及时的决策。
高层管理层的主要职责是战略规划和部署以及企业的未来,而中层和一线经理的职责是关注运作问题。项目办公室的职责是在各个层次之间架起一座桥梁,为各个层次提供便利,使他们更容易实现目标。
项目办公室佳绩:有关江森自控公司 (JCI)下属的汽车系统集团 (ASG) 的案例分析
在一个企业希望熟练掌握项目办公室概念时,它会寻找其它额外的应用,包括六西格玛的执行和项目办公室之内的项目办公室的设立。JCI就是这样一个例子。
运用项目办公室概念,进行项目团队的组织
组织
2000年,江森自控(JCI)下属的汽车系统集团(ASG)按照新的商业模式进行了重组。在新的模式下,单个项目(例如:座位、驾驶舱、门板、控制台等)被整合在一起,作为车辆内饰部件平台在平台主任(平台主任负责整个车辆,例如:福特公司的150卡车、切罗基吉普车)领导下进行统一管理。平台主任和他/她下属的项目经理起着项目办公室的作用,整个车辆的内饰部件和所有接口部件都被作为一个大项目看待。
变革的驱动因素
ASG收购了两个公司,Becker和Prince。收购的目的是使JCI成为汽车行业的内饰部件综合供应商。在Becker的内饰塑料部件能力和ASG座位产品能力的基础上,增加Prince门板、仪表盘能力,使ASG立即成为内饰部件供应商。但是,为真正将几家公司的能力整合在一起,需要进行组织重组。重组的结果是使用新的经营模式,将公司分为车辆平台和项目办公室。
认可
企业内部对组织结构变化以及新经营模式的使用,认可率较高。最初预期的抵制已经消退,平台主任这一职务已经被载入企业制度程序。客户对于这种变革也十分放心。现在,在报价时,报出的价格以车辆内饰部件为基础,而不是一系列单个的部件和报价。
如何发挥效应?
经过这种变革,ASG按照一家综合公司的模式在运作。平台团队(项目办公室)成为真正的团队,他们以整个车辆内饰部件为基础(而不是车门、车座或驾驶舱)体会到了一种归属的感觉。现在,都是从整个车辆的角度来考虑时间安排、利润率和客户关系。客户很高兴,因为现在针对车辆内饰部件只有一个单一联络点,而不是多个联络点。另外,需要补充的非常有趣的一点是,作为变革的一部分内容,ASG实际消减了项目办公室的人员编制。