（即：资源分配）；
· 更加迅速的取得高质量的信息；
· 消除或减少公司各门各派的数量；
· 运作更加高效、有效；
· 对重组的需求减少；
· 占用高级领导层宝贵时间的会议次数减少；
· 工作优先排序更加切合实际；
· 未来接班人的发展。
所有这些收益都直接或间接与项目管理知识产权有关。为保存项目管理知识产权，项目办公室必须维持一些工具，用以收集信息和向各个干系人分发信息。这些工具包括企业项目管理局域网、项目网站、项目数据库和项目管理信息系统。因为项目管理和企业战略规划工作都需要其中很多这样的信息，所以，必须进行项目办公室战略规划。
项目管理信息系统
当今的项目办公室作为项目管理知识产权的保护神，就必须设立汇集这些信息的工具和过程。这些信息可以通过四个信息系统收集，具体如图2所示。每个信息系统都可以通过公司的局域网进行更新和管理。
挣值测量信息系统几乎是所有项目经理所熟知的。它可以提供充足的信息，回答以下两个问题：项目现在的状态，以及项目未来的结果。
该系统可以获取或计算工作活动的计划值和实际值、实际成本、成本和进度偏差（以小时或美元，和百分比表示）、竣工估算成本、估算竣工时间以及完工百分比和趋势。
第二个信息系统为风险管理提供数据。风险管理信息系统（RMIS）储存与风险相关的数据并允许进行数据的检索。 该系统可以为报告的编制提供输入信息，它肩负着存放与项目风险相关的所有当前和历史信息的重要作用。其中存放的信息包括风险识别文件（通过使用模板文件）、风险定性和定量评估文件、合同可交付成果（如果适用）以及其它风险报告。项目管理办公室将使用该系统的信息，编制提交给高层管理层的报告并检索日常项目管理所需要的信息。通过使用风险管理模板文件，每个项目都可以编制一套标准的报告，用以定期汇报使用，并且能够针对特殊要求编制特殊报告。该信息与失败报告信息系统和经验教训信息系统息息相关。刚才讲到的最后两个系统将在随后两节予以更加详细地描述。
执行失败信息系统
项目办公室可能肩负着维护执行失败信息系统（PFIS）的职责。这里讲的失败可以是整个项目的惨败，也可以是项目某些试验的失败。该系统必须识别失败的原因并提出消除失败原因的建议（如可行）。失败可能完全是由于组织内部的问题或由于与分包商的交互作用问题造成的。
项目办公室的职责是制定维护该系统的标准，而不是对失败进行验证。失败的验证工作是执行工作的团队成员的责任。失败报告可能会暴露额外的更加严肃的问题。首先，人们担心报告失败情况可能会对与失败相关的人员的形象造成不利影响，因此，会存在阻力。其次，一个大型企业的各个部门都有单独的记录失败情况的程序，可能不愿意在企业的数据库内公布这些信息。第三，关于如何界定失败，可能存在多种不同的定义。第四，项目办公室可能需要依赖其他部门及时提供准确的完整信息。
失败报告必须说明失败的项目、征兆、失败时的条件、以及采取纠正性措施所需要的其它有关证据。只有在失败的原因全部确定之后，才可以完成失败分析，即：失败对项目造成的后果的系统性分析。项目办公室可以简单的作为一个守门员，即：为汇报每个项目的结果，规范一个适用于整个公司的标准格式和数据库。这可以成为项目完成时，经验教训审查会的一部分内容。