应包括:预算、IT会计记录、企业内部核算以及成本分析与考核。
1 预算
预算是指组织按照一定的业务量水平及质量水平,估计各项成本,计算预算成本,并以预算成本为控制经济活动的依据,衡量其合理性。当实际状态和预算有了较大差异时,要查明原因并采取措施加以控制。编制预算是以预算项目的成本预测及IT服务工作量的预测为基础的。
(1)预算项目的成本预测
预算项目一般按照成本项目划分,一旦确定一般要保持稳定,这样一是可以使企业了解其成本变动趋势,进行纵向比较,也可以与其他企业之间进行横向比较,二是为成本管理活动提供了一个简单的处理基础,如折旧可以按照成本类型的不同分别进行处理。
在预算编制时,各预算项目的成本一般都是未知的,如加班工资、 外部网收费等,因此必须对其进行预测。预测这些成本是以从前IT会计年度的成本数据为基础或以未来工作量的预测为基础进行的。IT成本管理必须谨慎地估计不可控制的成本的变化。
(2)IT服务工作量预测
IT工作量是成本变化的一个主要原因之一,因此,在编制预算的时候,要预测未来IT工作量。不仅成本管理活动需要估计工作量,在服务级别管理和容量管理中也需要对工作量进行预测。工作量预测是以工作量的历史数据为基础,考虑数据的更新与计划的修改,得出未来IT工作量。
2 会计记录
会计记录是跟踪监测IT部门或组织的费用是如何形成的书面记录。包括各种分类账,由会计人员进行管理。会计记录非常重要,它是人们认识、识别与IT部门有关的成本,了解费用的去向的工具,可以帮助企业计算向企业内部及外部客户提供每一项服务的成本,指出在提供服务过程中资金的去向,提供IT成本效益分析或投资回报分析数据,描述成本的变化趋势。IT会计的基本原则与其他业务活动的会计原则没什么两样。
IT会计最主要的工作是定义成本要素,成本要素是成本项目的进一步细分,例如,硬件可以再分为办公室硬件、网络硬件以及中心服务器硬件。这有利于识别的每一项成本都较容易地填报在成本表中。成本要素结构一般在一年当中是相对固定的。定义成本要素结构一般可以按部门、按客户或按产品划分。对IT部门而言,理想的方法应该是按照服务要素结构定义成本要素结构,这样可以使硬件、软件、人力资源成本等直接成本项目的金额十分清晰,同时有利于间接成本在不同服务之间的分配。服务要素结构越细,对成本的认识越清晰。
3 内部核算
内部核算是指向接受IT部门服务的客户收取费用,进行成本效益核算的过程。内部核算包括收费的对象确定和计算收费额的方法的选择。良好的内部核算体系是以存在有效的会计系统,完善的会计记录为前提。如果接受IT服务的客户是组织外部的客户,则收取费用作为提供服务的回报,如果接受IT服务的客户是企业内部其他部门,则用模拟方式进入适当的会计科目,以反映IT部门的活动效果及其对应部门的活动耗费。
进行内部核算的目的有两个:防止成本转移带来的部门间责任转嫁,使每个责任中心都能作为单独的组织单位进行业绩评价;作为一种价格引导下级部门采取明智的决策,IT部门据此确定提供产品或服务的数量,IT服务需求部门据此确定所需要的产品或服务的数量。但是,这两个目的往往有矛盾。能够满足评价部门业绩的转移价格,可能引导部门经理采取并非对企业最理想的决策;而能够正确引导部门经理的转移价格可能使某个部门获利水平很高而另一个部门亏损。因此很难找到理想的转移价格,而只能根据企业的具体情况选择基本满意的解决办法。常见的定价方法有:成本法、成本加成定价法、现行价格法、市场价格法、固定价格法等。
4 成