一个总的时间安排。每个工程项目可能有很多具体的索赔事项，它们发生的时间有先有后，但应随着整个工程的建设进度，合理安排索赔事件发现、申报、论证、讨论及解决的时间。根据国际工程的承包实践，承包商的索赔要求应及早提出，抓住紧要的方面来解决，避免合理的索赔被无限期地拖下去。因此在工程建设过程中，承包商要掌握索赔的有利时机，争取在工程建成以前完成主要的索赔谈判和付款。一般来说。发现索赔的阶段从投标时就开始了。可以延续至工程建成一半的时期；晚于这个时期提出的具体索赔事项，往往来不及得到彻底的处理。工程建成四分之一至四分之三这个阶段，应该是大量地、有效地处理索赔事项的时期，承包商应抓紧时间让索赔争端在这一段时间解决。
最后，在工程竣工阶段，合同双方应就工程中未达成一致的争端进行协商谈判，力争友好协商的解决，避免将争端推向仲裁或诉讼。转贴于：中国项目管理资源网
5. 工程索赔与伙伴合作关系
虽然索赔是合同方尤其是承包商合理申张自身权益的手段，但同时它也是一把双刃剑。有时，索赔会因激怒对方而带来报复性伤害，尤其是一些强势业主。因此这就要求索赔方柔中有刚、委婉巧妙，恰到好处地激发对方认同感，赢得对方的同情与重视。对于每一项索赔工作，承包商和业主都应力争通过友好协商的方式解决，不要轻易付诸仲裁或诉讼。因为后者不仅需要花费巨额的仲裁或诉讼费用，而且往往时间也会拖得很久，另外过多的仲裁或诉讼历史对合同方的名誉也有所影响。
现如今，建筑工程倡导将伙伴合作关系引入工程合同范本之中，“伙伴关系”（Partnering）是指两个或两个以上的组织之间为了获取特定的商业利益，充分利用各方资源而做出的一种互相承诺。例如2000年，英国咨询建筑师协会（ACA）出版了“项目伙伴关系合同标准文本”（The ACA Standard Form of Contract for Project Partnering，简称PPC2000），这是第一份以项目伙伴关系命名的标准合同文本，它把在项目中建立伙伴关系的理念以合同的形式固定下来，促进了伙伴关系管理模式的进一步完善和发展。
因此，从上述可见，合理的工程索赔需要处理好与伙伴合作战略之间的关系，尤其是在市场拓展阶段，有时候工程的利益需要服从企业市场战略，需要结交当地有优势的工程群体，而此时把牺牲索赔利益充当市场拓展的必要手段就显得非常明智。