要有将来真正对这个系统实施维护的人(技术专家)。还要有一个沟通接口负责人，这个人要可以帮助协调客户方相关人员并可以代表客户方确认和签署该项目的相关文档。否则，当缺乏明确的沟通接口人员时就会埋下很大的风险，陷入沟通管理不良问题也就不可避免了。
(3)制定明确的沟通计划，提升沟通效率和责任
一般来说，项目需求阶段的工作一般都是自上而下、然后再自下而上的。怎么理解这个说法呢?这是因为开发项目一般会涉及到企业内部管理流程，这就需要有客户高层领导牵头，而且领导对于上这种软件项目都会有个期望，比如提高部门协作效率、减少流程对接中的失误等等。因此，需求调研首先要制定明确的沟通计划，方便与客户方领导建立联系，深入领会客户方领导的意图，然后按照领导的意图去与各个部门沟通;最后把各个部门的需求再整理、再加工，反馈给客户方领导。这么做的好处是：第一是借客户领导的要求和关注可以让客户下属部门很好的配合，提升沟通的效率;第二是避免客户方部门间责任的相互推诿，从而造成项目需求重复、逻辑冲突和相互矛盾。
(4)沟通应该是双向的，且必须保证被正确理解
需求调研的本质在于信息传递，因此要进行有效的沟通管理，必须要在信息传递上下功夫。沟通必须是双向的，这就要求沟通方式必须要有反馈机制，而且在信息收到后还必须保证理解是正确的。在许多失败的开发项目中，我们经常看到的是信息是传达到了，但却被错误的理解了，产生了大量的扯皮问题。总结这次的项目需求沟通失败，我认为在需求调研后接收方需要确认自己理解了的同时还要再去细化或转叙需求，但不是复述需求。说得直白些，就是要求需求调研人员说明具体明白了哪些，并让信息发送者进行确认。
(5)双方签署需求确认文件
最后，在需求调研后，调研人员应对客户的需求进行整理和确认，列出详细的需求清单。并请求客户方正式的签字盖章确认，可将该清单作为合同附件留存。这样可避免双方在项目需求上扯皮，不但是避免需求频繁变更的依据，也是保证软件开发项目能顺利完成的关键一步。