*制作项目人员的联络数据，包含项目组织图、项目成员名单、项目及相关人员通讯薄、项目及相关单位联络窗口等。
*确定信息公布与通知的主要渠道‘
*确定会议作业程序，包含临时性协调会召开的程序以及决议事项的处理及跟催。
*确定工作传递机制，包含审核作业的数据传递。
文件管理与案例
“拜托那么赶快找一找好不好，总经理已经在发脾气了。就是D客户的服务计划书与合约书啊！三个月前签约的那一家，找到了赶快拿过来。”电话的另一边周秘书匆忙挂掉电话，项琳手上拿着话筒愣了一下，刚刚的声音仿佛还在脑海里盘旋，嘴里反复念着“服务计划书？与合约书？”按了一下把电话切掉，“这该找谁要啊！D客户，先问业务部吧！”
拨了通电话到业务部，找到负责D客户的冯刚业务员，的到的答复是“服务计划书怎么会问我呢！又不是我写的，你找客服部吧，看当初是谁写的，或是找一下他们的档案夹，可能会有”。项琳碰了个钉子正有点恼火，电话刚挂上还没拿起就响了“对了，除了刚刚那些，总经理还要客户的需求数据，赶快拿过来，不然待会挨骂的可能是你哦！”。再次传来周秘书急切的声音，项琳满肚子不高兴，反驳着说“为什么都找我，我又没参与客户项目，何况我们从来没有整理过客户需求资料啊！”。周秘书看情况不对，稍稍把语气放软“反正你们就什么都管吧！不然怎么会叫管理部呢！如果没有客户需求资料就找类似的，总经理要看一下客户所提的是否有超出当初答应客制的范围，拜托拜托啦。”项琳也没辙，只好打电话给客服部助理小容。
“服务计划书哦！哪一家，D客户，好我帮你查一下现有的档案数据，待会打给你”听到小容的答复，项琳想说趁这个时间问一下法务室“合约书哦，全部堆在一起，各式各样都有......现在！我正忙，你要不要自己过来翻一下。”听了曾颖这样说，项琳也无可奈何，只好上楼到法务室，在曾颖的指示下打开存放合约书的柜子，顿时倒抽可一口凉气“这么多！四堆耶......起码有五六百份，怎么找，有没有编号？”“怎么找，慢慢找，我们还没有时间整理，再说这么多，也不知该如何分类，只好让它逐渐长大。”项琳心想，也只有碰碰运气了，从最左边的那一堆开始翻“希望不要像上次去图书馆找数据一样，翻到最后一份才找到，那我就吐血给她看。上帝保佑”。
还好这次上帝没有抛弃项琳，刚翻到第二堆就看到了D客户的名字“是这一份吗？”项琳回头问了曾颖一句“应该是吧，我也只记得跟他们签过一次约”。于是项琳手上拿着合约书，顺路先到客服部找小容。小容正在检查放项目资料的柜子，看到项琳走进来“找不到，我帮你问一下李勇，他是项目负责人，应该知道哪里有，你等一下。”转身走到座位上打电话。项琳趁这个空挡瞄了一下资料柜，不小心看到一个机械业的档案夹，随手拿出来翻了一下，内心嘀咕着“流程图、计划书、窗提清册、系统分析，这不是上次唐副理想要参考的数据啊？原来这里有”。转过头来问了小容一句“是不是每一个档案都有流程图、窗提清册、系统分析这些资料”。小容答道“不一定！要看项目负责人，他们放了哪些资料，档案夹内就有哪些。啊！要的计划书有着落了，李勇那边有，你去跟他拿”。“那客户需求数据呢？帮我想一下，有没有类似的数据？”项琳像是抓到救生圈一样，紧黏着小容不放“客户需求哦！客户服务记录表里应该是有啦，不过都零零星星的，你整份拿去好了。”
２０分钟后，项琳找齐了所有数据，满心欢喜的交给周秘书。回到座位才坐下喘了两口气，看着窗外有一只黑色的鸟飞过，电话铃声又想了，“你合约书拿错了，不是这一份，这一份是我们跟D客户合办教育训练的，总经理要的是另一份项目导入的。还有，总经理说客户服务记录表上的需求
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