就是不快。该完工时完工就是快,否则就是慢。
至于什么是「便宜」?我以为省钱不是项目管理中最重要的目的 。一个项目该花多少钱,是应该早就算出来的。一般来说,如果实际的花费和预估的花费差别在三○%左右,应该是能接受的范围;超过百分之三十,表示预算做得不彻底。
在项目管理里,最难预估的不是完工的时间,而是项目的预算。项目经理在这方面遭受的压力,比什么都大,因此,在做预算的时候,必须面对现实,既不能故意灌水,也不能故意过份乐观。
一个聪明的主管,要重视的是产品的价值,而非只是重视价钱。不懂得在价值上动脑筋,只懂得在价钱上打算盘的项目经理,前途不乐观。但是价值有两种:有形的价值和无形的价值。在项目管理中,强调无形价值是致命伤。坦白地说,如果一个项目没有有形价值当后台,其存在的价值就很有限。在我刚才提到那三个项目的目的中,增加收入和减少支出属于有形价值,增强服务属于无形价值。有形价值高的项目,就是「便宜」的项目。否则,就是不便宜的项目。
项目经理了解项目管理三角关系的定义之后,至少对项目追求的 目标不会太迷糊。但这不能担保从此就天下太平。任何项目经理都想把他的项目管得又快、又好、又便宜,但事实上,不是每个项目都能达到这个境界,有时候,也并非一定要达到这个境界不可。
一位有经验的项目经理,一定要懂得怎么做「取舍分析」︵ Trade-off Analysis︶;换言之,懂得「弃车保帅」的重要性。如果 我们用我提到过的「快、好、便宜」来作标准,有的时候三者可以只 取其一,或者祗取其二,这就是我们所谓的「取舍分析」。
现在,让我举几个例子来说明一下,我在这方面的看法:
一般来说,凡是属于研究发展的项目,尤其是有关药品方面的研究发展,钱和时间都很有弹性,但对项目产品的品质却没有任何弹性。换句话说,快、好、便宜的这个三角形,「好」的那边比什么都重要。反过来说,一般重工业机械或房屋建筑等有关项目,「快」却是最重要的因素,因为只有在项目结束交货后,才能收款来继续以后的项目。
再看有关制造环保控制机器的发展项目,由于它的订价和效果已经按法律的规定而不能再有太多弹性,但在交货的时间上,快不快并不是那么重要。相反地,所有的咨询项目,在时间和价钱上没什么弹性,但在成品的品质方面,好不好就大有融通的余地。
有些项目是没有什么「弃车保帅」那套的。一九六○年代初期,美国受苏联发射史泼尼克号人造卫星的刺激,肯尼迪总统下命令要在一九六○年代结束前把人送上月球,并安全地带回来。这个庞大的专案,在时间上要快,必须赶在苏联之前完成;要好,绝不能出现任何差错;并且在预算上有限制,因为预算来自老百姓交的税,经国会通过才行。结果,美国果真抢先把人类送上月球,并平安地带回来。在历史上可以和这个项目媲美的,大概祗有造原子弹的曼哈顿项目了。
我提到「弃车保帅」的观念,并不是要国内的项目经理们放弃理想,不追求项目三角关系的完美。我祗是强调一点:当这个三角难题 无解的时候,要懂得顾全大局,两害相权取其轻。很多时候,由于外在和内在的压力,「取舍分析」是免不了的。要做好取舍分析,项目经理至少要懂得六件事:
第一,要很清楚地了解项目冲突的基本原因。
第二,重新确认项目的目的。
第三,了解项目现处的环境及目前状况。
第四,寻求可行的其它方法。
第五,选择最佳的其它方法。
第六,重新策划项目计划。
项目的目的,不外乎增加公司收入、节省公司支出和提升公司服务水准三者。项目的成功与否,取决于项目完成是否又快又好又便宜。这个三角关系虽然难解,但并非无解。运用之妙,存乎一心。我在此文中谈到的一些技巧,有点像野人献曝,希望有些参考价值。
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