应用时间管理提高工作效率

2006/7/14 11:29:54 | 4326次阅读 | 来源：网友转载【已有0条评论】发表评论

时间预期而引起时间管理上的问题。

工作任务延期

时间日志评定/分析过程中另外一个颇具价值的要素就是了解重要的工作任务为什么会延期。项目延期可能是出自多方面的原因--员工可能觉得工作太难或是太枯燥、他们可能害怕失败、或是缺少工作的动力。在日志的帮助下，管理人员可以了解到造成工作任务延期的原因，并且在此基础之上找到防止这种情况出现的办法。

会议

如果员工们能够对自己的工作时间安排有更好的了解，能够将各种会议同自己的工作更好的协调，那么才能使他们避免在会议上浪费不必要的时间。他们能够判断出哪些会议是有意义的，哪些会议是没有意义的。没有必要的会议很容易就能判断出来。

要通过各种方式来提高可行性会议的时间利用率。通过对会议目标、日程和预期的交流可以使所有的与会者对会议内容有更好的了解，更好的进行准备，这样有利于节省会议时间。

安排新的工作任务

时间评定过程能够让管理人员了解空闲时间在哪里。新的工作任务不管是来自哪里--来自项目需求也好、来自操作需求也好、来自小组需求也好，哪怕它就是一个特殊的项目也好--都能够得到很好的安排。时间评定过程的不断反复能够让员工更好的预计工作时间，真正能够按照工期完成任务。在需要的情况下，某些任务的工期可以重新规划。项目任务、操作任务和小组任务的时间预计将变的更为实际。企业的项目计划也将得到改进。在此基础之上，很多时间管理问题都能够被避免。

分配工作任务

时间管理流程的另外一个好处就是能够使IT管理人员的工作分配得到改进。这有助于他们帮助员工更好的完成工作任务。还有一个好处就是管理人员能够很清楚的找到适合每项工作任务的最佳人选。

从员工会议上获取更大的价值

员工会议应该定期举行，但是这些会议对时间的浪费有时会令人觉得难以置信。时间评定通常能够使这种状况得到改善。

对所有的小组任务、分配情况、起/止时间、预计工期、实际工期以及备注的随时记录可以为员工会议的准备和管理提供一个非常有效的工具。通常，要指定专人对会议内容进行记录，适当更新小组工作计划，并且在下一次会议召开之前将所有的有关材料发送到所有的与会者手中。这能够使员工们及时纠正问题，及时对工作计划进行更新，并且为接下来的会议做好准备。

已经完成的工作任务可以从主要计划当中转移出来，转移到一个独立的区域当中。计划主要是列出现在正在进行的工作任务，作为小组时间管理的工具。同时，计划还能够提供那些极为有益的已经完成的项目的详细资料。

我曾经遇到过无数次这样的情况--上级领导要求了解同小组工作成就有关的信息，或是我自己需要了解一些细节问题。出于多种多样的原因，你需要对小组的工作成就有所记录，如果没有这种记录的话，想要收集你需要的信息将会是一项要花费大量的时间的任务。最后，这样处理员工会议能够使时间的利用和知识的传递更为有效，从而使小组工作任务的完结得到极大的改善。

交流与完结

在每天的工作当中，管理人员都要面对大量的评议或要求，这些评议或要求可以是来自公司的经理主管人员、高级管理层、中级管理层、直接领导，也可以是来自分析家和生产线上的工人。为了确保重要的交流能够转化成目标乃至最终的工作成就，某种形式的记录工具同完结工作任务的能力的结合是最为有效的。

日历、PDA、笔记本电脑或是台式机、甚至是简单的记事本都可以用做记录的工具。可以建议你手下的员工应用一种很好的办法，那就是要立即阐明要求和意见，避免日后在交流上出现误会。

最后的思考

应用了这些技巧之后，你将会发现管理人员和员工在时间管理方面有了明显的改进。员工的工作效率、工作表现和生产力都得到了显著的提高。
结果有时会令人感到吃惊。
管理人员将会发现有更多的项目如期完成。
返工的情况有所减少，因为员工把注意力放到了防止浪费发生上。
重要工作任务能够顺利的如期完成，不会出现在最后时刻突击的情况。
员工们将会对自己能够完成哪些工作任务、哪些工作任务需要重新安排有给为清楚的认识。
意外情况将会减少，因为时间的利用和工作任务的延期都得到了更好的管理。
使自己具备完结工作任务的技能并不是什么困难的事情。应用上面所提到的各种技巧，创建一种对应用这些技巧的益处有清楚认识的企业文化，你将开始看到收益。如果这些技巧能够在互动的基础之上得到进一步的应用，那么等待着你的将会是更大的惊喜。