项目经理赋能,便于他们高效协作。
对于PMO来说,借助管理工具可以进行组织级资源调拨、项目组合监控以及获取全面的项目报表等,帮助其高效决策、科学分配组织资源。
那么对于项目经理来说,借助管理工具能更加规范遵循项目管理规范和流程;可以快速创建项目、复用计划模板;高效进行资源申请、实时监控使用情况以及全面获取多维度项目报表,进一步节约人力成本和时间。
2.1 PMO如何借助专业管理工具,高效开展工作
——高效进行组织级资源调拨
PMO的工作重点之一就是科学合理地分配组织内部的资源,以确保战略目标的实现。
PMO借助易趋项目管理软件,收到所有项目的资源预算汇总后,可以跟组织的资源能力对照,看看哪些岗位缺,哪些岗位多,哪个时段多,哪个时段缺。进行一个合理的调配,资源不足就砍掉项目;资源充足就依据自身能力,做更多的项目。
——快速进行所有项目的实时监控
通常情况下,PMO是借助大大小小的项目会议来获取各个项目的实际进度,耗时也耽误项目经理的工作。借助易趋项目管理软件,PMO可以快速获取各个项目组合内的项目实际进度、交付物完成情况、成本收益情况等,比较省时。有异常的也会采用红黄绿三色标记提醒。
——多维度项目报表,决策更科学
借助易趋项目管理软件,支持自动化度量,实时生成项目周报、月报以及多维度报表,以供PMO进行科学决策,还能辅助其高效进行汇报,再也不用花大量的时间进行报表的整理了。
2.2项目经理如何借助专业的管理工具,提升协作效率
——快速建立项目,模板可复用
借助易趋项目管理软件,项目经理可以按照规范化的流程来开展项目,能快速复用项目模板以及计划模板,更加便捷了。
——高效向部门经理/PMO进行资源申请、实时监控使用情况
当项目立项后,项目经理可以根据项目需求制定资源需求计划,规划什么时候需要多少资源。当计划审批通过后,则能根据实际情况去预订资源;申请项目执行需要的资源类型、数量、时段。
后续资源的使用情况也能实时监控,如有资源匮乏、不足的风险,可及时找PMO申请。
——项目进度实时查看,及时处理延误等异常情况
当项目计划发布后,各项目组成员都能即时收到项目任务分配,可以通过工时填报来汇报完成进度。项目经理则能在项目计划模块查看详细的完成情况,如有延误会通过红黄绿灯来示警。
——全面获取多维度项目报表,节省准备项目周/月报的时间
项目经理的日常工作中最麻烦事情就是写项目周报和月报,进行项目汇报。借助易趋项目管理软件后,系统会自动抓取数据,实时生成项目周/月报。
除了常规报表外,系统还会生成多维度项目报表,进一步辅助项目经理获取项目运营情况和进行项目汇报。
3.总结
项目经理与PMO组织之间应是互相配合,高效协作的关系。但在实际管理过程中,仍会遇到一些难点,项目经理可以借助五大措施,实现与PMO进行高效协作,包括:遵守项目管理规范和流程、建立有效的协同工作模式、建立良好的沟通、寻求PMO的决策支持以及积极参与培训等。
而借助专业的项目管理工具,则能高效赋能项目经理与PMO组织,实时获取项目运营情况、进行有效的监督和支持,进一步提高项目成功率。