时候我们很容易理解为什么“逛”这个字由“狂”和“走”构成。
相关方通常是通过描述性的语言来进行需求说明的。这些具有二义性或多义性的需求描述会造成相关方对项目需求理解上的不一致。相关方之间就项目需求和目标未达成理解上的一致,是项目启动和实施过程中普遍存在的问题,很多管理者低估了解决这方面问题的难度。
相关方对项目的期望包含多个方面,其中既有对项目成果特性的要求,又有在感情等方面的要求。
简单说来,相关方的期望可以分为3类:第1类是“Musts”,即如果缺乏了就不能满足其基本需求的成果特性;第2类是“Wants”,即相关方希望得到能够丰富其需求的东西;第3类是“Nice-to-haves”,即对相关方而言多多益善的东西。
尽管从理性上看这3类需求对相关方的重要性而言是递减的,然而,在项目的生命周期过程中,相关方表达这些需求的频率却常常是递增的,这是导致项目范围蔓延、项目变更、项目冲突最终失控而使项目失败的重要原因。
质量功能表(Quality Function Development,QFD)(见图2)方法是可以借鉴来将项目相关方的期望转化为明确需求的有效工具。
图2 项目相关方需求表达的修正质量功能表
在图2中,“相关方期望”一般是笼统的或模糊的;“期望的物化特性”是相关方期望的具体化表达,可以由专业人员予以定义并获得相关方的认可;“相关关系矩阵”是指众多物化特性之间的相互关系,通常用正相关或负相关表示;“关联关系矩阵”是指项目相关方的期望及其物化特性之间的关联关系,这种关系可用“强”“中等”“弱”表示,也可采用分值表示;“物化特性的参数”是指能够用客观标准来度量的项目相关方需求;“优先级”则表示相关方期望之间的优先级。
对QFD的使用有以下步骤。
第一步:确定项目相关方对项目的期望,并确定其优先级,即明确“是什么”;
第二步:确定相关方期望的物化特性(所谓物化特性即可以明确表示的事物,如资金、满意度调查表等),即将“是什么”转化为“怎么样”;
第三步:用关联关系矩阵确定“是什么”和“怎么样”之间的关联关系;
第四步:用相关关系矩阵确定期望的物化特性之间的关联关系;
第五步:根据相关矩阵和关联矩阵的结果,与确定相关方期望的物化特性的参数或衡量标准(即“是多少”),以及这些标准的重要性排序,从而将其转变为相关方的需求及其优先满足等级。
3.究竟该由谁来承担识别相关方的责任
无论在PMI还是在IPMA的文献中,都明确指出“项目经理有责任识别相关方、确定他们的需求并最大限度地管理这些需求以促使项目成功”。没错,项目经理有这样的责任,但是,可能更主要的责任不在项目经理,而在参与项目的各个企业的管理部门。
在项目管理中,项目范围蔓延(Scope Creep)是造成项目延期和超支的一个很重要的原因,人们采用了WBS等多种手段来控制项目范围蔓延的现象。但是,项目经理的责任范围蔓延也是常见的现象,这种现象却没有得到人们足够的重视,项目经理成了承担项目失败后果的最常见的替罪羊。
对由一个企业承担或由多个企业承担的项目来说,项目经理经常扮演的是一个执行者的角色,他执行企业的意图,体现相关方的意志。从企业层面看,项目经理是执行层而不是管理层,他负责将事情做正确,而不能决定做正确的事。所