范围是有效管理需求变更的唯一方法。有明确的项目范围，我们才能够学习及分析范围内的作业流程，建立系统的功能需求，并在开发过程中当客户要求变动的时候有效管理我们的工作范围，才能够有机会按照预算在指定的时间内完成项目的交付。PMO项目管理办公室的相关运作能够有效地较少IT项目过程中的变动。
过去数年常听到一些软件从业人员的投诉包括：“他们(客户)基本上不知道自己的需求，怎么做他们都不满意，功能不断增加，如何能够完成他们的系统建设?” “他们(客户)上周说要这个功能，今天说要这个功能，为什么不全告诉我们，让我们可以不用在开发过程中不断更改!”一些类似的投诉只说明我们的软件从业人员基本上没有明白到范围建设的重要性，而且未能在项目启动前把项目范围建立起来。
软件开发项目从开始到今天，一直以来客户都不能够告诉我们需要哪些功能，他们只能告诉我们系统需要完成哪些目标。功能需求并不是客户或用户提供，是系统分析员在理解目前的人工作业后分析出来的结果。20世纪70 年代的项目多以部门单独运营为主，自动化的目的是提升部门本身的运营效率进行系统建设。到80 年代，企业高层开始体会企业中的数据分散在不同的部门或子公司的部门中。
哪些数据是最新的?哪些是最准确的?应该采用哪个部门的数据做决定呢?如何整合这些数据，如何获得即时的数据，如何利用当时的区际网络(AreaNetwork)，客户/服务端(Client/Server)，遥程存取(Remote‐Access)数据库(Data Base)等科技来更有效提升企业的运营效率呢?这些问题提供软件开发项目进行系统集成及数据分享的工作，最终的目的还是环绕原来自动化提升企业(不单是70 年代提升部门)的整体运营效率为主要目标。
功能需求与业务流程直接相连的，理解了业务流程，便能够建立有关的功能需求，利用科技完成有关工作，提升运营效率，减低业务部门有关工作量和工作人员的需求。
系统建设不是依据客户的需求而建设，是依据如何达到项目最终目的和项目的最终交付而建设。需求不是客户或用户提供，是我们作为一个专业人员依据我们要开发的项目目标(如何达到)和项目的最终交付而制定出来的结果。没有项目范围，我们便不能建立有关系统的功能。没有项目范围，我们便不能控制任务的工作量，不能预估完成日期并按时完成。