一、做一个有成效的团队成员
做一个有成效的团队成员,对每个团队(Team)面成员来说,都是一种充实而令人满意的成长经历。然而,成长是不会自发产生的,需要有责任感,认真工作,思想开放,并要有进一步自我发展的愿望。尽管项目经理是项目成功的最终负责人,但项目团队的每个成员都要分担这个责任,他们都要协助创造并培养一个积极有效的项目环境。
有成效的团队成员会做好计划、控制并相信他们各自的工作。他们对自已有高度的期望,会争取在预算范围内提前完成工作任务。他们能很好地利用时间,促使和推动事情发生,而不是听之任之。有成效的团队成员不会埋头工作直到别人说停才停下来。相反,他们能够自我指导,出色地完成任务。他们乐于做好工作,而不是做一些糟糕的工作或半途而废,期望其他成员来完成、整理或重做。每个团队成员都能相信其他成员都能按时完成各自的任务而不影响其他成员的工作。
有成效的团队成员积极参与并能有效沟通。他们不会坐等被人问起,而是在会议中积极参与,表达见解。他们主动与其他团队成员及项目经理进行明确及时而毫不含糊的沟通。他们相互提出建设性的反馈,特别是有成效的团队成员觉得有责任及早发现问题或潜在问题,而不会因问题的产生而指责其他成员、客户或项目经理,有成效的团队成员不但是问题的发现者,更是问题解决者。有了问题后,他们会提出解决方案,愿意与其他团队成员合作来解决问题,即使这已超出他们的职责范围。有成效的团队成员不会说:“那不是我的问题”或“那不是我的工作”,相反,他们希望进行合作,帮助团队实现项目目标。
有成效的团队成员会尽力创造一个没有争议、积极而又有建设性的项目环境。他们能觉察到项目团队组成的差别,尊重团队的所有成员,也尊重其他人的观点,他们不会有骄傲、自满或固执的情绪,这会严重影响到合作与互助。有效的团队成员把项目成功看得比个人获取更重要。
团队中没有自我的概念,也就没有个人的胜败,如果项目成功了,每个人都是赢家。
二、团队建设
团队建设 - 把一组人员组织起来实现项目目标是一个持续不断的过程,它是项目经理和项目团队的共同职责。团队建设能创造一种开放和自信的气氛,成员有统一感,强烈希望为实现项目目标做出贡献。
使团队成员社会化会促进团队建设,团队成员之间相互了解越深入,团队建设得越出色。项目经理要确保全体成员能经常相互交流沟通,并为促进团队成员间的社会化创造条件。团队成员也要努力创造出这样的条件。
项目团队可以要求团队成员在项目过程期间,被安排在同一个办公环境下进行工作,当团队成员被安排到一起时,他们就会有许多机会走到彼此的工作区进行交谈。同样,他们会在如走廊这样的公共场所经常地碰面,从而有机会在一起交谈。谈论未必总是围绕工作。团队成员很有必要在不引起反感的情况下,了解彼此的个人情况。项目过程中会发展起许多个人的友谊。安排整个团队在一起工作,就不会出现因为团队一部分成员在大楼或工厂的不同地方工作而产生“我们对他们”的思想。这种情形导致项目团队成为一些小组,而非一个实际的团队。
项目团队可以举办社交活动庆祝项目工作中的事件,例如项目的重要里程碑阶段 - 系统正式运行,也可以是为放松压力而定期举办的活动。团队为促进社会化和团队建设,可以组织各种活动。如体育活动、周末聚会、各种团体比赛等,一定要让团队中每个人都参加这类活动。也许有些成员无法参加,但一定要邀请到每个人,并鼓励他们参加。团队成员要利用这个机会,尽量与更多的其他团队成员(包括参加活动的家庭成员)相互结识,增进了解。一个基本规律是试图与不太熟悉的人在一起聊天,提了一些问题,听他谈论,发现共同兴
趣。要尽量避免让人们形成几个人组成的小团体,在每次活动中老是聚集在一起。参加社会化活动,不仅有助于培养起忠诚友好的情感,而且能使团队成员在项目工作中更容易进行开放、坦诚的交流沟通。
除了组织社交活动外,团队还可以定期召开团队联合会议。相对项目会议而言,团队会议的目的是广泛讨论下面这些类似问题:作为一个团队,我们该怎样工作?有哪些因素妨碍团队工作(如像工作规程、资源利用的先后次序或沟通)?我们如何克服这些障碍?我们怎样改进团队工作?如果项目经理参加团队会议,对他(她)应一视同仁。团队成员不应向经理寻求解答,经理也不能利用职权,否决团队的共识。因为这是团队会议,而不是项目会议,只讨论与团队相关的问题而与项目无关。
团队成员要利用各种方法加强团队建设,他们不能期望由项目经理独立承担团队建设的责任。