德国将军Carl von Clausewitz的名言说：“没有计划会在与敌人的第一次交锋中获胜”。虽说你的远程团队不是敌人，但理论是一样的：有计划并不意味着人们会使用这一计划。结果是你认为他们会使用，或者是你不必不断地调整和适应。
一天晚上我在与一群项目经理们谈论他们的远程团队，突然想起一个关于团队沟通的计划。他们大声说：“你们必须有一个过程！”项目经理们本身就是一个很大的过程。我问他们中多少人有一个真正的、正式的和书面的团队沟通计划。他们大多数人举起了手。我会慈悲地假设他们都不好意思决绝承认他们没有计划。
然后我问他们中有多少人觉得他们坚持了这一计划，请将手放下。然后我问他们的计划中有多少是和创造计划时一样的。最后只剩下一两只手还举着。沟通计划就像普鲁士的防御策略一样是一项严峻和现实的工作。
鉴于这次讨论，我们想了一个能让团队沟通计划落实并能够在现实中存活的准则：
让团队成员一起制定计划并且执行它。自上而下的计划注定要失败。让团队成员说出对他们来说什么是最重要的，获得他们的承诺是建立信任的关键，并确保覆盖到真正重要的东西。很好的一个例子就是响应时间。说“12小时内返回所有信息”是一回事，“当你留言时，确定出优先事项，这样人们可以优先处理优先事项”却是另一回事。在任何计划中重要的事情先处理都是一件好事。
将它张贴到大家都能看到并且可以不断参考的地方。沟通计划需要适当的建立并且发布，但仍然需要你以一个团队的方式执行它。如果人们利用好了，团队就会获得成功。如果它在某一事例中失败了，问问团队成员为什么会失败并且明确这是一次性的问题还是存在更大的问题。
如果人们没有在使用这个计划，找出原因。现在，一个计划在一个具体的例子中失败有诸多原因。可能人们分心了，忘记回答那一问题了。也许他们在外地，忘记告知他们的状态了。也许那个分享系统令人感到很痛苦，他们不知道如何使用。如果是“人”的问题，立刻对他们进行指导。如果是系统或设备的问题，尽快修好它并向团队展现你对成功的承诺。强制执行适得其反的规则或者无视物理定律可能会破换团队士气。或许需要调整的是团队计划而不是人。
当选择一项技术的时候，要记住结果。技术对于远程团队来说很重要，但前提是它能帮助工作很好地完成。当你决定使用什么样的工作开展你的计划时，要以需要做的工作为开始。“我们需要快速访问到该文件的最新版本，那么就用分享文件”是一个好主意。“我们有一个新的文件分享系统，那么就要学习如何使用”是同样的想法，但对于IT以外的人来说就像是废话。如果一个工具不能帮助工作完成，找到不起作用的原因。是它没有起作用吗？因为有技术原因人们才没有使用它吗？他们需要更多的训练吗或者是你必须强制规则执行吗？
修改政策。整个团队应该定期讨论什么起作用了，什么需要调整、修改或者取消。频率主要取决于计划是否起作用，但至少一年要讨论一次。技术在变化、团队成员在变化、工作要求也在变化，计划应该满足手头工作的需要，而不是相反。
克劳塞维茨（Clausewitz）的口袋里可能并没有一个蓝莓或谷歌文件要处理，但我不确定这会不会改变他的态度。就像普鲁士的防御策略，只要大家开始认真工作了沟通计划才会真正的起作用。