跨部门产品开发团队运作不良，很大一方面是由于沟通不畅造成的。由于产品开发过程中需要大量的沟通，跨部门产品开发团队要顺畅运行，必须建立有效的沟通平台。建立沟通平台有多种手段，其中集中办公和建立项目IT环境是二项非常有效但企业往往做得不够的地方。
首先是集中办公，这是最有效的做法，从距离上消除沟通障碍。产品开发过程中有很多工作需要大家不断的讨论。如早期的产品需求分析和产品概念开发，把产品做成什么样子更有竞争力，外观设计是否适合产品定位、是否有竞争力，产品创意、产品卖点技术实现是否有困难、成本是否有竞争力，等等问题，都需要市场人员和设计人员进行大量沟通。又如在方案设计过程中，选用的关键物料是否存在采购风险、物料供货是否够快，是否存在可生产性、可维护性方面的缺陷，等等问题，需要设计人员和采购人员、生产工艺人员、维护人员进行充分沟通。如果通过电话、邮件、开会等方式沟通，都不可避免的出现电话沟通双方理解偏差、邮件回复不及时、总有人开会来不了等等情况，造成沟通效果差、问题遗留到后续工作环节。通过集中办公，工作人员可以随时沟通，及时发现问题、解决问题，从而大幅提高沟通效果。
伊莱克斯中国公司曾经有一段时间新产品上市速度总是远远落后于竞争对手，市场非常被动，他们想了很多办法，甚至更换了几拨负责人也不能解决问题，后来公司总经理要求每个产品开发项目的所有成员全部集中到一个办公室办公，而不是分散在几栋楼办公，新产品上市速度慢的问题竟然迎刃而解，伊莱克斯在新产品上再次成为领先者。华为公司几乎每个新产品开发项目都设置了专门的办公区域，对促进跨部门团队沟通起到明显效果。汉捷咨询在为方太厨具提供咨询服务的过程中，曾经采取了“砸墙”行动，即将各部门办公室之间的隔墙拆掉，形成统一的、无隔墙的办公区域，从而从距离上有效的促进了跨部门沟通。
除了沟通效率，汉捷咨询还发现，在实际工作中，集中办公大家的沟通意愿会明显提高。在分散办公的时候，经常发生因办公距离远、找人不方便、相互之间不熟悉、不能及时沟通，而出现工作人员不愿沟通的问题，集中办公可以有效避免这些问题的发生。
其次是建立项目团队共同的IT环境，这也是一个非常有效的做法。产品开发过程中有大量的文件需要发放、传递，很多企业通过书面文件、电子邮件或者文档管理信息系统来进行传递，并没有按项目来设置IT环境。这样就造成文件漏发、时间延误、版本错乱等问题出现，汉捷咨询在为企业提供咨询服务的过程中经常发现这样的情况：
下游工作环节的项目成员不知道从哪里获得项目资料，总是被动等待，而上游工作环节的项目成员也不知道该把文件发给谁、不发给谁，结果，该发的未发，不该发的又发了。
或者是项目成员都将文件发给项目经理，需要其他成员的文件的时候都找项目经理要，结果项目经理就成了瓶颈，项目经理漏发或者延误。
结构工程师已更改了结构设计，由于未及时将修改过的设计图纸发给工艺人员，或者工艺人员未及时收看邮件，造成工艺人员仍然按照老版本的设计图纸在制作工艺装配流程，等发现时已经晚了，只好重新返工，项目进度因此延误。
等等诸如此类的情况。
建立项目团队共同的IT环境可以有效减少这类问题。IT系统较完善的企业建立了专门产品开发项目管理信息系统，只需为每个项目建立一个帐号，设立一个入口，然后建立每个项目成员个人帐号与项目帐号的关联，并分配不同的权限就可以了。很多人认为，要建立项目IT环境必须要有专门的产品开发项目管理信息系统，其实这是一个误解。如果企业有办公自动化系统(OA系统)，建立项目IT环境也是很方便的，我们可以在OA系统上为每个项目开辟一个独立
的空间，供项目成员共享。即使企业没有OA系统，也一定会有局域网，我们用局域网也可以建立简单的项目IT环境：安装一个文件服务器，在服务器上为每个项目建立一个共享目录，下设各个子目录，分类存放各种项目文件，然后为项目成员建立帐号，并授予不同的访问权限，所有项目成员都把最新的文件放到共享目录下，并标注版本号和最新修改日期，所有项目成员都到服务器上获取最新的文件。汉捷咨询在实践中发现，局域网文件服务器虽然简单，但对中小企业来说，也很有效，可以解决很多问题。
如果企业在集中办公和建立项目IT环境上有所改善，我们相信，跨部门产品开发团队的沟通将顺畅得多。