(1)传送方式。项目团队成员向他们的项目经理和其他的利益相关者提交状态报告并且认为每一个需要知道这信息的人都会看这份报告,这是不够的。许多技术人员认为提交适当的报告就足够了。
非正式的口头沟通也是一种发送信息的有效方式,但是技术专业人有忽视非正式沟通的倾向。与此相反的是许多非技术人员,从同事到领导,更愿意以非正式的形式和双向的会谈来听取重要的项目信息,
他们不愿通过看成堆的文件表格、电子邮件或网页来发现有关的信息。不同的人对不同水平或类型的沟通反映不同。例如项目发起人更愿意通过每周一次的非正式边喝咖啡边讨论的形式来了解项目情况。
你认为一些沟通可以在一个快速电子邮件里完成,别人却以为这个邮件应该有附加电子表格、报告和内容提要。还有一些沟通,你希望是快速、特别简短的会议,而别人认为这可能意味着穿着西装,正式的,
有PowerPoint的幻灯片的会议。这一点很重要:让利益相关者了解所需要的信息的方式。
(2)书面的、口头的、非语言的。你让你的项目成员做一件事,他照做了,这也是沟通,但如果项目沟通光这么简单就好了。有时候,你作为一个项目经理,不得不做很多请求、恳求、乞求,让你的项目成员做他们需要做的事情。
你知道什么事情需要做,你要传达这个信息给你的成员,然后他们才能做。或者至少他们假定去做。真正的沟通就是传递知识,你知道什么并且告诉别人让他们知道,但是这并不是总能成功,沟通是艰难的。
它分成两大类,书面的和口头的。书面的东西,看上去很直接。作者写,编辑修改,你阅读。但是,如果作者写的不清楚,如果你没有看懂作者的笑话,或作者的语法和标点符号是如此糟糕,你觉得有歧义,仍然是沟通失败。
许多书面报告都忽视了提供优秀的经理和技术人员喜欢询问的重要信息,另外人们还有不愿报告坏消息的倾向,很多时候项目负责人往往等到最后一分钟才知道。如果说书面沟通有挑战,而口头沟通似乎更强大。
口头沟通往往可以借助会议和非正式谈话有助于公开这些积极的或消极的重要信息,有助于在项目人员和利益相关者之间建立较强地联系。回想你的十几岁的日子就是学习如何沟通的,学习语音、语调,运用说话的声音。
你的项目成员可以用很多种方式说出同样一句话“好,我会去做”———但是语音语调包含更多的是他们的真实感受。然后还有非语言沟通,所有的肢体语言。有句话说的好:“让我听见你的身体说话”。
姿势,面部表情、肩膀、耳朵、交叉手臂、手势加重或反馈听到的信息。有研究表明所有的沟通中非语言沟通约占55%。如果这是事实,也相信它是真实的,你可以看到为什么电话,广播视频和电话都没有有效的面对面的会议来的更有效。
在会议上,当你共享了好的或坏的消息时,看到了他们的脸上的表情,然后你经修改了你的信息,他们的点头同意你,但是为明确起见,询问他们是否有疑问。
口头信息实际上包括三部分:①该信息本身;②语音语调等信息;③身体语言。
想成为一位伟大的沟通者需要的是经验,成为一个有效的沟通者,你必须学会提问。提问题可以协助项目小组,帮助听众更深入的了解你的主要意图,并明确你的信息被传递了。
有一个方法,有时被称为“鹦鹉学舌”,发言者要求项目小组成员用自己的话重复一遍,这样就能知道听众是否真的明白你所说的了,而不是过后私下里再悄悄问同事:他刚才说的是什么?
(3)沟通也意味着听。开始实施沟通计划了,你必须先闭上嘴学会听。人有两个耳朵,一个嘴巴。你听说过,这意味着你要聆听两倍于你说的话。倾听、