经过几番周折,项目需求任务书终于编制好了,呈报有关部门后,接下来的任务,对立项单位而言,就是精心准备,以应对项目审查;对项目审查单位而言,则是召集有关部门和专家学者,从不同侧面,对项目的必要性、可行性、科学性进行评估、裁决。
下面,就从两个方面,对项目审查及其应对策略进行阐述。
立项单位的筹备与应对策略
(一)及早动手准备
表面看来,在项目审查环节,立项单位是被动一方。从审查时间安排,到审查方式方法,都是审查方说了算,立项单位只能被动接招。实际上,立项单位还是可以寻求一些主动的。有些项目,立项单位不仅想上马,而且希望尽快成行,这时候,立项单位的主观能动性就显得尤为重要。那好,就请及早动手准备,说不定,项目审查单位很快就会有问题提出来。如果因为立项单位工作拖拉,浪费了时间,那就划不来了。有时候,如果项目急于上马,立项单位还要主动跟踪项目审查进展情况,商请项目审查单位提前开展或并行审查,以加快进度,提高胜算。
(二)背景不容忽视
在项目审查会上,审查方往往会要求立项单位就项目作一简要介绍,其中就包括背景介绍。借此,使有关人士对该产业、企业或部门的业务和信息技术建设应用情况有个了解。
立项单位往往不太重视项目背景介绍,更倾向于将阐述重点放在项目目标和框架性方案上,这个想法有欠妥当。参与项目审查的专家学者中,对项目目标和技术路径等框架性方案往往拥有更多的专业知识,而恰恰对立项单位所属产业及企业或部门的个体情况不甚了解。如果这种不了解无关大雅也就算了,可惜,这往往决定了一些项目的生死及技术路径的选择。在某一背景下,有些项目要达成的目标与技术路径显得无关紧要或者“低档”,而在另一背景下,也许就是至关重要、恰如其分。由此可见背景介绍的重要性。
完整的背景介绍大体包括三个方面:首先,就相关产业、企业或部门业务运营情况、存在问题及计划改革的情况做一简要描述;其次,就相关产业、企业或部门信息化发展情况、存在问题及优化发展做一描述和展望;第三,对本项目内容及实施本项目的必要性、紧迫性与可行性做一简要介绍。
(三)抓住重要环节
项目任务和目标自然是立项单位阐述的重点所在,技术路线、软硬件方案、项目进程、预算也是审查各方关注的焦点。
对项目任务和目标,除了表示认同,审查方的意见还有两种----或是目标过低,或是目标过高。对此,要结合本行业、本单位的实际,冷静、客观地加以分析和作答。
对拟采取的技术路线、软硬件方案,要提出设计思路,如果能够比照其他一、两款方案,指出现行技术路线和方案的比较优势,则更具说服力。
(四)保持谦虚谨慎
这一点,按理说立项单位比较容易做到,但也有例外。笔者就曾见到,有些立项单位人士面对审查方的多方质疑,情绪失控,当场指责参与审查的专家学者不懂业务,有的朋友指责评审专家厚此薄彼,这些言论加剧了隔阂,甚至造成彼此对立,影响了立项,实在是划不来。
(五)守原则善变通
立项方与评审方是对立统一关系。既然有对立的一面,就难免言来语往、据理力争,因此,立项单位要注意把握好参评策略。依笔者管见,坚持原则、善于变通是不错的选择。所谓坚持原则,就是立足本行业、本部门实际与所需,本着科学精神,该坚持的内容就要坚持;善于变通,就是善于听取专家学者的建设性意见,对原方案进行必要的优化和取舍,使之更加科学合理。面对有些质疑,因为精力和时间的关系,也可适当避让,不作无谓争执。
(六)用好举例说明
无论是介绍项目,还是回答质询,平铺直叙、正面阐述,都是必要的。有时候,找准一个例子,举例说明,更加生动具体,因而更具亲和力和说服力。笔者在准备某项目评审时,针对该项目数据研判功能比较抽象的问题,分别准备了一组示例,评审会上,在介绍这组数据研判功能时,以两个典型示例切入,既回答了评审专家的问题,也赢得了专家的认可,收到良好效果。
项目审查,既是立项单位需要过的一关,也是立项单位多视角评估、反思项目的绝好机会。立项单位要以积极的心态,科学看待项目审查。项目通过审查固然可喜,如未通过,也不必过于忧虑,更不宜产生过激情绪和言行,如果认为项目确有必要,可考虑根据评审方的质疑,对项目进行优化调整,择机再度送审。
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