学习费用估算，最好的方式之一就是学习一个成本估算的实例。每个项目的费用估算都是不同的，就象每个项目都是不同的一样。这里提供了一个实际的IT项目成本估算实例的一部分，用来说明一个好的成本估算应当包括那些细节。
在开始任何估算之前，首先你必须知道所做估算将做何用。如果估算将作为合同裁定书和绩效报告的基础，那么它应该是一个最终估算并且相当精确，就像前面描述的那样。在这个例子中，预算估算是为替代遗留系统项目而作。遗留系统即运行在旧大型机上的老信息系统，它提供基本的业务处理，像普通分类账、应付账和应收账、以及项目核算。该项目的名称叫商业系统更新项目。这个为期3年的项目估算整个成本大约750万美元，新系统的寿命估计为8年。
该项目的主要目标是用一套财务应用软件替换几个遗留系统。本套财务软件可以为管理决策提供及时的信息，使终端用户更容易使用数据，通过提高整个公司的生产率而降低成本。遗留系统所有部分都是为公司专门编写的。通过购买软件包，公司将不再需要旧的大型机，软件包还有其他功能，可以经常升级而不需要自己编写代码。
表3-14显示商业系统更新项目成本估算的概况。注意成本估算概况图中的主要种类：目标、范围、假设、成本收益分析和内部收益率。概况图突出了那些对于高级管理层、以及其他对项目成本估算感兴趣的人而言非常重要的信息。
表3-14 商业系统替代项目成本估计概况
|
类别 |
描述 |
|
目标 |
安装一套财务应用软件包，它能够更及时地为管理决策提供信息，终端用户更方便访问数据，通过提高整个公司的生产效率节省成本。 |
|
范围 |
新的财务软件将替换核心财务系统，这些系统包括：
·普通分类账
·固定资产
·运营报告
·应付账款
·应收账款
·项目核算
·项目管理 |
|
假设 |
·软件提供： |
|
·最小的定制 |
|
·应收账实施时，采购系统没有变化 |
|
成本/收益分析以及内部收益率 |
商业系统更新项目被分解成3年现金支出，没有折旧。成本以千为单位。此例中资金与支出被结合在一起。 |
商业系统更新项目成本估算的另一个重要部分是现金流分析，表3-15显示了从1995年到1997年财政年度的估算成本、收益和节省、以及净成本和净节省，圆括号中的数量代表负数或成本。表格也显示了整个项目成本和节省以及1997年后未来每年的预测节省额。注意在概括现金流分析中公司选择集中于项目的前3年，并在一栏中估算了未来每年的节省额。估算的年份越远，就越不可靠，所以有一些估算使用该方法。
表3-15? 商业系统更新项目现金流分析（单位：美元）
|
成 本 |
1995财政年度 |
1996财政年度 |
1997财政年度 |
3年总额 |
未来每年成本／节省 |
|
软件（价格）
60％折扣
预付款
软件净现金
软件维护费
硬件和维护费
咨询和培训费
税费和采购费
总购买成本
信息服务和技术费
财务/其他员工
总成本
节省
大型机
财务／资产/PM
信息服务和技术维护与数据登记
利息
总节省
净成本（节省）
8年内部受益率 |
992 000
（595 000）
（397 000）
0
0
0
205 000
0
205 000
500 000
200 000
905 000
905 000
35％ |
500 000
0
500 000
90 000
270 000
320 000
150 000
1330 000
1850 000
990 000 |