在进行范围确定前，一定要有范围说明书，因为范围说明书详细说明了为什么要进行这个项目，明确了项目的目标和主要的可交付成果，是项目班子和任务委托者之间签订协议的基础，也是未来项目实施的基础，并且随着项目的不断实施进展，需要对范围说明进行修改和细化，以反映项目本身和外部环境的变化。在实际的项目实施中，不管是对于项目还是子项目，项目管理人员都要编写其各自的项目范围说明书。
具体来看，项目的范围说明书主要应该包括以下三个方面的内容：
1． 项目的合理性说明。即解释为什么要实施这个项目，也就是实施这个项目的目的是什么。项目的合理性说明为将来提供了评估各种利弊关系的基础。
2． 项目目标。前面已经讲过，项目目标是所要达到的项目的期望产品或服务，确定了项目目标，也就确定了成功实现项目所必须满足的某些数量标准。项目目标至少应该包括费用、时间进度和技术性能或质量标准。当项目成功地完成时，必须向他人表明，项目事先设定的目标均已达到。值得注意的一点是，如果项目目标不能够被量化，则要承担很大的风险
3． 项目可交付成果清单。如果列入项目可交付成果清单的事项一旦被完满实现，并交付给使用者——项目的中间用户或最终用户，就标志着项目阶段或项目的完成。例如，某软件开发项目的可交付成果有能运行的电脑程序、用户手册和帮助用户掌握该电脑软件的交互式教学程序。但是如何才能得到他人的承认呢？这就需要向他们表明项目事先设立的目标均已达到，至少要让他们看到原定的费用、进度和质量均已达到。
一般来说，项目范围说明书要由项目班子来编写，而且在编写项目范围说明书时，项目班子需要在实际工作中考虑限制或制约自己行动的各种因素。例如，准备采取的行动是否有可能违背本组织的既定方针。
在编写项目范围说明书时必须有项目的成果说明书，以作为范围规划的前提依据。所谓成果，是指任务的委托者在项目结束或者项目某个阶段结束时要求项目班子交出的成果。比如，对于某软件开发项目来说，要求设计规划部门交出全部开发的可交付成果。显然，对于这些要求交付的成果都必须有明确的要求和说明。
范围说明书因项目类型的不同而不同。规模大、内容复杂的项目，其范围说明书也可能会很长。政府项目通常会有一个被称作工作说明书（SOW）的范围说明。有的工作说明书可以长达几百页，特别是要对产品进行详细说明的时候。总之，范围说明书应根据实际情况做适当的调整以满足不同的、具体的项目的需要。
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