活动中的现金流动很大程度上是依靠货物与服务的成本。这些成本都是在编制预算时进行预算。成本的预测、分类与分摊叫做成本计算。
固定成本或日常开支是与活动参加人数无关而与活动有关的支出。它们包括与活动公司运营相关的固定开支，比如租金、员工薪水、电话费以及其他办公室开支等。在一次特殊活动中，这些开支可能还会包括地方税、地租以及贷款利息等。当决定预算的时候，这些成本应该合理地分配到活动的各个领域中。这个过程就是成本中心对日常开支的分配。成本中心包括诸如娱乐、招待、分段运输或差旅等。猎人谷节的推广成本包括一部分用于对活动公司——“音乐万岁”的工作进行宣传的普通推广成本。如果固定成本的收集有误，就会造成成本中心的记录错误。为了未来活动有正确的财务图，必须在各个领域得以合理分配日常开支。活动公司的目标就是在不影响活动质量的前提下减少固定成本。
可变成本是完全属于活动的开支并直接与参会人员数量相关的费用。食品与饮料成本与参会人员的多少有直接联系。活动的参加人数越多，需要印制的门票就越多，需要雇佣更多的员工，以及供应更多的食品。这种成本的划分并不像活动行业或其他行业中划分得那么清晰。有时不叫直接成本(与活动直接有关的成本，无论是固定成本还是可变成本)和日常开支(与运营活动公司相关的成本)反而会更明确一些。在这种情况下，直接成本就咸了主要成本——活动公司的主要目的就是控制这些成本。一个一次性Catherwood与VanKirk(1992)将活动成本主要分为4类：
·运营或产品成本，包括活动人员的雇佣、建设、保险以及管理
·场地租用
·推广——广告、公共关系、促销
·人才——与娱乐相关的成本
为了从预算分类(有时叫成本中心)中获得每一项目的准确成本，就涉及到一个成本计算过程。以下是成本计算的基本步骤。概念性估算或“近似值’：应用于活动的概念形成阶段，就涉及多大的成本给管理者一个大致的概念。通常情况下有+／—25％的精确度。可行性研究：包括与相似活动进行成本对比。例如，首席发言人的成本就要根据其受欢迎的程度以及职业类型而定。向其他活动经理询问目前发言人的费用，为活动发起人争取合理价格与更接近实际的预估提供了基础。
报价或确定性估算：这是答复投标商的成本报价。特殊活动会对诸如音响、灯光以及保安等进行投标。在这个基础上可以得到接近准确的预测。对于小型活动来说，通过给选择的供货商打电话可以得到报价并进行比较。但是，极少情况下可以进行这种成本比较，因为存在很多特殊因素与条件。一旦活动公司与供应商建立了关系，就要与其合作下去。