首先是针对项目的要求定义相关的角色，并根据角色规定其任务与职责，赋予相应的数据操作权限；其次将有关人员进行分组；然后，建立用户/用户组与角色之间的直接联系。
在项目执行前，要根据任务的性质，承担任务的部门等，对项目进行任务分解，把任务分成不同的层次，如子项目、子任务等。项目管理模块能够建立项目任务之间的树状层次关联及其之间的约束关系。例如只有当所有的子任务都完成了，它们的父任务才能完成等。
项目分解完成后，这样整个项目的执行过程就可以划分成若干各阶段，每个阶段都要完成一定的工作任务，并达到一定的目标。项目任务的各个阶段都有两种状态：工作状态和归档状态。工作状态是指某工作阶段的工作任务还没有完成。归档状态是指当工作完成后项目阶段的状态由工作状态变为归档状态，并把这个阶段所产生和处理的产品数据进行归档。应该注意的是，在划分项目的各个阶段时，要设定每个阶段结束所必须达到的标准，用以明确项目所处的阶段和控制项目在产品生命周期中状态的转变。
项目的任务是通过工作流程来完成的。项目的每个阶段就对应于流程中的节点。每个节点的任务也是通过工作流程来完成的。项目负责人通过定义流程，把经过分解的项目任务分配到流程中的各个节点，把项目用户组成员分派到每个节点，从而把项目任务具体落实到每个项目用户组成员。