圣经上有一个故事:人类有智慧和能力建造“通天塔”,建到一半时,上帝发现了,很害怕,于是让人类使用不同的语言,造成沟通障碍,最后,“通天塔”成了烂尾工程。
作为基层管理人员,日常工作的布置、情况的了解、问题的处理,无一不需要沟通。因此,沟通是基层管理人员的日常工作之一。沟通就是人与人之间,利用各种通信手段,达到信息的双向交流与传播。作为IT从业者,我们可以从熟悉的信息通信模型(信源、信道和信宿)来看沟通:
1、信源:
工作中,基层管理人员通常主动发起沟通(对上级和对下级),即常充当信源。别人对你发出的信息采取何种态度,一般是由信息的可信度决定的,可信度基于五种因素(发信人具有的):职位、专业、信誉、形象、公平。因此,基层管理者要努力从这几个方面成长和强化个人的可信度。另外,较好的群众基础和良好口碑就是这几个方面的综合体现。
信息的表现形式有:文字、语言、图表、动作(肢体语言)。信息内容的表达要有针对性,才能提高信息的感染力和穿透力,例如:1)威吓性(如,为何要禁止吸烟,举几个悲惨的例子),2)感情性(如,赈灾动员时可以情动人),3)奖励性(常用,如表扬),4)激励性(针对对方动机与需要,做到有的放矢)。
2、信道:
基层管理人员所使用的沟通渠道通常为:文字(信件、通知)、小组谈话(小组会)、个别谈话(面谈)。采用何种渠道要考虑的因素:时间、成本、地点、详细程度、隐私需要、关系、记录需要、反应需要。
3、信宿:
沟通是双向的,当我们作为收信人(信宿)时,应有哪些技巧?以谈话为例就是聆听技巧:保护视线接触、让对方把话说完、表示赞同(点头)、提出问题(对不清楚的或不同意的)。在沟通时,作为接收方要积极配合,即:1)领悟:收到信息后,转化为自己的意念,并确认弄清了;2)回馈:即双向沟通,互动式而不是完全被动式。
在选择沟通方式时和沟通过程中,要了解沟通障碍,并尽可能地避免和克服这些障碍:
※ 语意障碍:信息中使用了一些抽象或模糊的词(如:愈快愈好,这类程度副词就没有说清楚事情)
※ 物理障碍:非信息本身的环境干扰(如,你正谈话时,来了电话干扰)
※ 心理障碍:这是一些心理因素产生的障碍,如:情绪(应预计听众的情绪反应)、感知(与个人经验有关,对同一事物,因人产生不同的意见,因此,沟通时要尽可能了解对方)、选择性(如:长篇大论时,听众只记得开头和结尾的谈话)。
谈到沟通,不能不说到会议,因为,基层管理人员的一个重要沟通场合就是会议,因此,要掌握这方面的技巧:
1、参加会议:
提出并解释自己的意见:在讨论时一次发言不超过5分钟。
联系别人的意见:赞成时可举数据/例子支持;反对时,以温和方式提出有其他因素要考虑。
协助完成会议议程:减少无意义的争论,尽快促成结论。
2、主持会议:
要明确会议的任务
制定会议议程并执行议程
作为基层管理者,你还在打“通天塔”的地基,许多事情需要做,其中,重要的一项是练好沟通本领。相信你的“通天塔”一定能建成,并沿着“通天塔”青云直上。
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