项目办公室的概念（5）

2006/7/4 11:29:51 | 2434次阅读 | 来源：网友转载【已有0条评论】发表评论

我们应如何应对

有趣的是，许多避免失败的最佳实践出与项目办公室直接相关：
*一些企业下在为将来的成功铺设必要的基础，它们进行实施后评审，获取最佳实践也经验教训，并且识别出再利用机会。
*项目办公室作为以下方面的最佳实践的储存库，可谓出类跋萃：计划，估算，风险评估，范围限定，技能跟踪，时间与项目报告，维护与支持的方法和标准，以及支持项目经理。
*合理健全的项目计划是现实的，最新的，并且是频繁评审的。评审不只关注于完成了什么，还期望识别出风险与机会。
*项目度量体系和里程被定义，测量和报告。
*富有经验的发起人和项目经理开发维护了一种“继续/不继续”的取消战略。他们会毫不犹豫地取消为负债的项目，不会沉湎于指责与惩罚。
*监测关键日期是必要的，而且企业的时间跟踪软件（为使用简便，通常以网络为基础）已经成为较大项目，多项目环境和分散的项目经理的益处在于：减少项目费用，助长士气，以及更快地进入市场。大多数经营管理人员认为项目经理理想的技能是技术与商务知识，谈判，良好的沟通（包括写作能力），组织，社交，以及时间管理。理解商务比理解技术更重要，项目经理必须能够定义要求，估算资源，为其交付安排进度、预算并管理成本、激励团队、解决冲突、磋商外部资源、管理合同、评估并降低风险，并且坚持标准的方法与质量过程。这样的项目经理不是偶然产生的，他们生长于基于其项目绩效而获得培训、指导和奖励的环境中。
*通过使用标准检查清单，把问题归纳为发起人指定项目计划、角色与职责，以及财政问题，那些行业最佳企业拥有的勤勉过程，可以将想法付诸项目。基于这个检查清单，项目要么被获批准继续进行，要么经过进一步研究被否决。
*项目应以标准的、公开的方式被执行，还要有设定计划与控制标准的项目方法、评审点、项目管理会议的本质及频率，以及变更控制程序。项目方法可以是简短且属高级别的，但它必须是清晰的、最新的。
大多数组织认为它们解决管理问题的办法，可以通过投资于项目管理软件或培训而获得。但回顾我们在前面提到的会计系统类推，您将会知道单单软件与培训不会为企业管理打造一个健全的组织系统。然而适当的软件与被足够培训的人员当然是这个难解之迷的两放重要方面，这些方面必须在某种过程框架中被执行，那个框架就是项目办公室。

执行项目办公室的挑战

很多次，人们在为项目办公室研究会签写想法时写到：只管告诉我如何建立这个行政结构，我将会部署一个项目办公室。看起来他们认为项目办公室是一种办公室功能，或者他们可以带来一小队人员提供行政功能，然后便万事大吉！或者，如果他们的思想更先进的话，他们认识到它具有一种项目控制功能，控制个别项目内的成本、时间及资源。遗憾的是，它并不是那样简单，因为你在与人打交道，你在改变文化、建立新过程、创造新方法、综合业务单元的元素，并且要与不同规模、技术、复杂性，及商务兴趣的团队进行协调。它是一个值得你为之努力的目标，但无论如何不是轻易能达到的。
项目办公室是这样一个功能：它旨在推动某个级别上的项目管理，并通过项目组合管理以及连接项目与公司战略，提高整个企业的管理。它不只是建立一个办公室并开始编制各种报告，它正在整个组织内注入一种文化变革。

文化变革

部署并有效地应用这些系统是一个巨大的挑战。我们的工作在如此多的前沿得以进行，不仅是系统部署，还有教育舞台，目的在于从项目办公室获取最好的结果。为开发、设计和部署一个完整的项目办公室所做的努力的复杂性与数量也往往被低估。让我们简要看一下，项目办公室的启动所要求的文化变革的七个重要领域。

*速度以及耐心

几年前我曾在奥利弗.怀特手下学习和工作过。他是生产资源计划(Manufacturing Resources Planning,MRP)和MRP2的领袖。他曾经指导了许多生产资源计划的部署并发现：一方面不可能在短于12个月的时间内完成它；另一方面，如果花费的时间超过了18个月，失败率会急剧上升。这微关系到如何在整个组织中部署项目管理文化。斯坦迪士集团发现，项目工期越长，其失败率也越大。建立项目管理文化需要时间。另一方面，满足项目办公室部署阶段的清楚目标是至关重要的，否则你的项目办公室项目将有可能以失败告终，此项目的参与者也不会看到项目管理实践所带来的增植。
所以在部署项目办公室背后的基本前提是迅速前进，即在6个月内初见成效；在第一年中真正开始转变文化；在两年的时间内开始显示公司成果。但应有所准备的是，完整地部署一个项目办公室很可能要花费2至5年的时间。