通常情况下，项目组合管理（PPM）的需要经过以下4个步骤：
1、建立一个项目组合（Project Portfolio），比如，某公司的IT项目或者研发项目组合、AMT甲方咨询项目、AMT知识管理项目等，将需要纳入管理的所有项目聚类，这些项目按照一定的指标划分了优先等级；
2、采集该项目组合的各种数据信息，比如资源使用强度、EV、交付成果的完成百分比、实际人工成本、EAC等，从而分析该项目组合的健康状况；
3、决策和协调阶段：根据该项目组合中的项目的重要（优先）程度，决定资源的分配原则、项目的提前或推迟，以降低项目组合的总体风险等级；
4、动态维护PP阶段，增加新的项目进入PP，取消不重要的或重复性的项目，更新PP的健康状态，确保最佳投资回报。
对于组合项目的管理者而言，能够及时终止一个失败项目也是一种成功，他们需要有智慧、勇气和魄力将资源分配给更需要的项目，确保自己是在做正确的事情和正确地做事情。
PP管理案例（引用材料来自上海贝尔阿尔卡特的朱战备先生等）
1996年，波音的竞争对手空中客车公司决定开发“超级空客”A3XX。A3XX比当时波音最大的飞机747大、飞的更快、乘客的平均运营成本更低，空中客车公司想通过A3XX挑战波音的领导地位。为了巩固市场领导者地位，波音决定在747及A3XX之间加入747的升级机型747-X，利用747-X去抢占A3XX的一部分市场份额，目的使A3XX份额下降而导致A3XX平均研发成本上升，从而削弱了A3XX的竞争力。但是在目前的财务状况下，没有足够的资金投入到新增加的747-X大飞机项目上，因此高层决定成立一个客机创新战略团队，特别授权可以采用任何办法用尽量少的资金和时间开发出类似747-X。团对认为在不增加投入的情况下，采用以前的开发经验是无法做到，因此团队决定采用研发组合管理来实现企业策略，在不增加投入情况下对现有产品开发项目进行评估调整，推迟一些项目，增加了747-X项目，形成新的产品组合，从下图来看，调整后的产品组合的效果相当不错。
最终，波音公司的这一战术调整取得了很好的回报，继续保持了自己的优势地.
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