这是一家娱乐性电子产品开发制造公司,我们受邀前往了解公司的产品开发及发行流程,执行分析后提出流程改进的建议,主要的目标为：
●了解现行新产品开发流程；
●设计理想的新产品开发流程；
●指出现行流程与理想流程之差距；
●拟定改善计划；
●提出信息系统需求规格。
组织结构现况
该公司目前的组织机构中划分成五个功能性部门，分别是生产部门、销售部门、营销部门、制造与配送部门、研发部门及信息部门，这些部门皆由营运长管辖。现行部门间的互动方式已经造成以下若干问题，这些问题可能会限制公司未来几年的发展，并影响长期的竞争力：
●部门间的沟通耗费时间而无效率；
●跨部门工作事项的协调十分困难，难以取得共识，无法推动；
●销售部门与营销部门的角色与职责划分不清，造成困扰；
●没有专责的部门或人员管理整个产品开发的流程。
建议新的组织结构
为了解决以上四个问题，我们建议针对新产品开发项目的部分，将现行组织改成矩阵式组织架构。组织结构调整内容如下：
●此矩阵式的组织结构有四个项目导向的团队，负责协调新产品开发的项目活动，包含项目活动中与其他四个功能性部门互动的部分。
●每个功能性部门是由一位VP统筹管理，针对产品开发的方向提供意见、调配该功能性部门的人力资源并协调解决重要的技术性问题。
●为了协调业务与营销项目活动并强化沟通效率，我们建议将业务与营销部门合并。
●由于该公司的规模还不够大，我们建议将制造与配送部门裁撤，制造单位应与生产单位合并，而配送单位应与业务及营销部门合并。
矩阵式组织结构
矩阵式组织（The Matrix Organization）是将研发作业流程与功能导向的部门予以结合。矩阵式组织采用二维的指挥体系，以强化组织的协调性及各部门的参与。我们建议将四个重新划分的功能单位，列入新产品开发的矩阵式组织中，这四个功能单位分别是生产与制造部门、业务与营销部门、研发部门、信息部门，而每一个新产品开发项目，都会贯穿这四个功能部门。
矩阵式组织结构的优点与缺点
我们建议的矩阵式组织具有以下五个优点：
●可以针对个别新产品开发项目的特定需求，调配所需的资源，如此企业资源的运用将更有效率。人员将会依据每个项目的需求来指派，并于项目异动时迅速调整人力资源分配。
●让企业可充分运用及发挥专业团队的技术及能力，特别针对重要产品功能持续提供深度专业技术人力。
●让人员有机会与拥有其他专业技术的人员或专业技术层级较高的人员一同工作，互相学习。
●要求部门主管彼此合作，并调整各自管理部属的方式。
●促成企业广泛的横向沟通、合理的融合分权式及中央集权式的管理方法。
我们建议的矩阵式组织可能有以下四个缺点：
●由于采用二维的指挥模式，矩阵式组织在某些情况下，其流程可能比较难以管理反而失去控制。每位参与新产品开发项目的人员，必须面对两个老板（项目经理及部门主管），如果人员同时接到彼此矛盾的命令，可能会造成迷惑而延迟了决策的制定。
●参与新产品开发项目的人员可能在同一时间被指派不同的工作任务，不当地增加人员的压力，导致工作质量降低。
●在依据各项目的需求调配人力资源时，可能因争夺人力，造成主管间的争执与角力。
●由于矩阵式组织结构比较复杂，导入与建立的费用比较高，而且必须花费比较多的资源在新产品开发项目规划的阶段。
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