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【记录贴】使用项目管理软件管理大型复杂项目是种什么体验?(二)

2023/10/13 17:54:02 |  302次阅读 |  来源:   【已有0条评论】发表评论

最近接手的一个中大型项目,前段时间才解决了需求管理的难题,在经历一个小长假后,又暴露出了一堆问题,那些节后再说的工作和节后再回复的邮件终于是避无可避了。。。

给大家简述下我遇到的几个比较典型的问题,看看你们有遇到过吗?

1.项目中各种突发的典型问题

问题一:

节后,由于核心团队成员临时延长假期,不得不协调新的资源去接替上,为了适应工作内容,又造成了加班。而正常到岗的项目成员,由于节后综合症,工作效率又有了明显的降低。这两种情况都导致项目进度有了延误的情况,虽然在节前做了一些的预案,但还是出现了问题。

问题二:

近期,甲方公司新上任了一位领导来统管这个项目,在了解项目背景后,提出了一些新的需求,但提出的需求不清晰,需要更多的时间沟通和确认;这也导致需求的变更产生,无形中延长了项目交付周期。

问题三:

项目开展以来,我耗费了大量的时间在开会上,但团队沟通效率依旧低下、信息同步困难,有时候会议开着、开着还会吵起来。节后也是花了两天泡在各种会议上,才获得了项目当前的进度情况,很多工作只能加班做了。

问题四:

节后出现了一些突发的bug,由于前期对技术难点调研评估不足,没能第一时间进行修复,不仅影响交付的质量,还影响了后续的任务进度。

问题五:

节后加入了几个新入职的项目成员,根本没空进行系统的培训和指导,但他们是接替节前离职的一些团队成员的工作,所以也在一定程度上影响了项目进度。

除了我列举的这些问题,还有很多其他的细碎小问题,每个问题都感觉很棘手、都亟待解决,但感觉自己分身乏术。一开始急得像热锅上的蚂蚁;后面心态完全摆烂后,慢慢冷静下来,才找到一些问题管理的方法,工作才步入了正轨。下面就展开分析下,我主要运用了哪些方法和工具。

2. 如何系统地分析与解决问题?

2.1单个问题的解决步骤

我找到一些大佬分享的系统进行问题解决的方法,总结了一下有这四个步骤:

步骤一:界定问题,通过分析,找到真正的问题。

步骤二:要因分析,透过表象,找到问题的本质;可以运用MECE方法,对问题的影响因素进行分组归类。

步骤三:确认方案,从时间、有效性、可行性、成本等几个维度对方案进行评估排序,选出最佳方案。

步骤四:落地执行,制定计划,进行持续跟进管控。

以上是单个问题的管理步骤,当项目问题繁多时,就需要建立问题清单来应对,同时建立问题评审会,确保项目各项问题的高效解决。

2.2多个问题,建立问题清单并进行评审

问题清单是指项目中所面临的问题或需要解决的问题列表。我首先将项目中所有的问题按照分类,全部列出;为了确保不遗漏,也邀请了项目组成员和客户进行补充。

随后,我召开了问题评审会,让大家围绕一些焦点以及难点问题进行沟通。评审前,我对问题清单中的所有问题的根源与解决方案进行全面梳理,在会上引导参会人员就关键点进行深入讨论,尽可能达成统一的认知与解决方向。

通过问题评审会,我会重点明确项目问题的严重程度、对项目的影响大小、优先级、责任人以及最优解决方法。

由于项目大且复杂,问题数量太多了,我也充分利用上了管理工具来辅助管理,问题的处理更加高效便捷了。

3.

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