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【记录贴】使用项目管理软件管理大型复杂项目是种什么体验?

2023/9/12 18:11:06 |  335次阅读 |  来源:   【已有0条评论】发表评论

随着手上的几个项目陆续验收交付,现在我又接了一个新项目,这次是一个中大型的软件开发项目。大型项目具有规模大、周期长、团队成员构成复杂、影响因素多等特征,所以我在项目推进过程中遇到了很多困难,想跟大家分享交流下;但所涉及的内容较多,这篇先分享下需求管理方面的内容。

我在一开始的需求调研阶段就遇到了一系列的需求管理问题。例如:客户不知道要什么、客户提出的需求不合理、需求确认困难、确认的需求也随意变更等等。

需求管理方面的问题频发,导致后续的工作几乎无法正常推进。针对这一情况,在内部会议沟通时,我向领导寻求了帮助,他给我分享了这几招,看看是如何进行改善的呢?


1.掌握这几招,有效进行大型复杂项目的需求管理

需求管理主要会包括这几个方面:需求采集、需求分析、需求确认、需求变更。尤其是大型项目,需求数量以及需求变更的情况更多,管理的方法就主要围绕上述四个步骤展开。

1.1需求采集需要找对人

谈项目需求的时候如果找错了人,最后的需求容易被推翻,需要找准关键人物;我在之前的项目对接中,也犯了这个错误,收集到的需求不出意外都没用。

解决方法:

通常情况下,需求更多来源于业务部门,但业务层面的需求往往是模糊的、不确定的,甚至有些人也不知道想要的是什么,其中还会牵扯到各方的利益。

在进行需求调研前期,应做好充分准备、了解项目的背景,跟客户在基于合同范围框架下进行沟通;在沟通时,最好带上懂业务的专业人员去对接,能更好的了解和全面收集客户需求。

1.2需求分析从业务方面出发

很多时候客户的需要并不等同于客户的需求,这就有了你感觉客户提出的需求不合理,后续客户反复变更需求的情况出现。

解决方法:

作为项目经理,需要充分了解了客户提出需要的背景和根源,从业务层面进行分析,才能足够清晰地定义出关键问题以及项目需求。

例如,在沟通时可以针对客户提出的需求围绕这几点沟通:过往工作中遇到了哪些业务问题,为什么要建立这样一个系统,,需要借助这一系统解决哪些业务问题等。

1.3需求一定要进行确认(纸质文档/邮件方式)

通常情况下,客户都不愿意确认项目需求文档或在项目需求文档上签字,但不经确认的需求大概率在后续的项目推进工作中还是会随意变更。

解决方法:

既然不愿意确认/签字,那还要不要去找客户确认呢?让客户确认的最终目的是让其认真考虑项目问题,所以不管是软磨硬泡还是动之以情晓之以理,都应让客户对项目目标以及需求达成一致,最终落实到纸质文档签字确认或者进行邮件确认。

1.4需求的变更进行流程化管理

大型复杂项目在推进过程中,会遇到各种各样的变化,有时候迫于客户给出的压力,项目经理也会进行调整,但是也受不了客户频繁的改动,总是改着改着就有了超支超期的风险。

解决方法:对于超出项目范围的要求,首先要和客户做好书面的记录,回公司告知领导及相关部门的人。同时所有的变更请求,都应走变更流程;通过评估并批准的变更,一方面能有效控制项目的时间和成本,另一方面也能有效减少变更。

除了以上四招以外,领导还建议我充分使用公司新上项目管理工具。由于大型项目的需求多、涉及的部门也多,需要大家一起进行协作,原先使用的Excel表格和在线文档,现在已经无法满足管理需求。我在借助专业

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