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【吐槽贴】项目居然因为采购管理失控被迫暂停了?

2023/7/31 16:53:29 |  374次阅读 |  来源:   【已有0条评论】发表评论

最近,手上的一个大型项目好不容易解决了进度延误、范围蔓延、质量不过关等难点,结果差点掉进了成本失控的坑里。没想到咱项目经理还要全权负责项目的采购管理,必须要分享出来,让大家避避雷。

先给大家介绍一下背景:

我们是一家集研发、生产、销售、服务为一体的高新技术企业,主要通过各种项目的实施交付来获取收益。我所负责的项目中,最重要的环节之一就是采购,例如采购各种原材料、配件等。这些采购工作我们通常有制定规范的流程和制度,所以我就忽略了这部分的管理。

由于项目的不确定性以及复杂性,项目的整体计划总是会变更,所以这些采购流程往往没办法落实下去,而我收集项目运营数据时又存在着滞后性,所以直到成本超支了我才发现。

现在进行一系列复盘后,不仅是采购方面发生了超支问题,项目成员的差旅费方面也有超支情况。但这块涉及到财务部门,我不能在第一时间收集到这些数据,进行评估调整。

我找了一些前辈取经,对我的问题进行分析后发现,主要还是项目监控环节出现了问题,没能及时发现问题,进行上报处理。但监控环节仅依靠个人的能力,总是会面临数据收集不及时、不全面、不准确等情况。这时候,公司引进的项目管理工具又派上了用场,在后面的项目管理工作中,我充分利用工具,结合大佬分享的成本管控的方法来进行了一列调整。

1.提前制定合理、规范的项目成本以及采购计划

计划虽然经常变更,但还是需要制定的,尤其是难以监控的成本模块。我的项目会涉及到大量的采购需求,所以除了成本预算计划,我还额外制定了采购需求计划。为了方便后期管理,都是在系统上直接制定生成,系统中提供了一些模板可以直接复用,也能根据需求来自定义。

1.1项目成本预算计划,全面控制成本

项目运行过程中,除了会产生人工成本,还会有一些费用支出。例如实施人员外出驻场产生的费用、购买设备产生的费用等。费用支出因为比较零散和细碎,很难精确到某个行为,所以一般都将费用按类型进行分类,再分派到项目的各个阶段,比如人员驻场期间可能会产生住宿费、交通费等,可以统称为差旅费。


1.2制定项目采购计划,将成本控制在项目各个阶段

项目经理要根据项目需求进行采购计划的申请。由于实际的采购一般不需要项目经理参与,所以需要重点关注采购的实际成本是否有超支的情况出现。

我借助易趋采购需求模块制定了详细的采购计划,,包括具体采购物料的类型、具体的成本落实到项目的不同阶段。


2.借助工具,高效监控实际使用情况

项目成本的管控,重点就在实际使用情况的收集分析,这也是我之前工作所忽略的部分。

2.1项目管理采购合同,数据实时更新

借助易趋项目管理软件制定好计划后,系统支持关联相对应的采购合同,能自动收集采购实际使用情况,进行偏差分析。同时也支持需求计划的变更和版本对比,也便于我及时根据具体情况进行采购需求计划的变更。


2.2规范化采购管理,掌握多个项目成本

除了在项目模块制定采购需求计划,对于项目采购的供应商管理以及流程审批也需要进行统一管理,确保信息同步。

确认采购合作后,相关管理人员可以先在系统录入供应商信息准入通过,其次是建立相应的合同,最后提出付款计划,根据需要设置一次付清或分批付款计划。以上几个步骤会形成一个完整且规范的采

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