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项目收尾工作的重要作用

2019/7/30 0:58:03 |  167次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

项目收尾管理(Project Closing Management)是项目管理过程的最后阶段,当项目的阶段目标或最终目标已经实现,或者项目的目标不可能实现时,项目就进入了收尾工作过程。只有通过项目收尾这个工作过程,项目才有可能正式投入使用,才有可能生产出预定的产品或服务,项目利害关系者也才有可能终止他们为完成项目所承担的责任和义务,因而从项目中获益。项目收尾阶段包括竣工收尾、验收、结算、决算、回访保修、管理考核评价等方面的管理工作。

  我们必须关注项目收尾管理工作。一旦客户批准了项目团队提交的最终可交付成果,就可以开始项目收尾工作。但是,由于项目收尾是一项不但烦琐,而且费力费时的工作,很容易被人们忽略。在实际项目管理中,项目管理收尾过程和工作往往不被大家重视。有时因为项目任务繁重,项目组为了按时完成任务而忙于埋头赶工,或一大堆的问题急需解决,项目经理干脆就把该项工作忽略了。

  项目的收尾工作在项目执行期间是一个不断进行的过程,阶段管理收尾工作是使一个项目成功的重要管理手段,它和项目的其他工作和任务一样,应该纳入项目计划并按计划落实。阶段管理收尾工作的重要性主要体现在如下几个方面:

  (1)阶段管理收尾是项目的重要评审点

  项目经理如何评定自己手头项目当前的绩效?实际上,这一工作就是通过这些事先安排好的收尾管理工作,收集项目的最新信息和数据,并将这些数据与项目计划进行比较,来判定项目的绩效,进度是提前了还是落后了,费用是有节余还是超支了,质量是否符合要求,项目工作是否都是按计划进行,客户对项目工作满意吗?同时项目经理也是通过项目管理收尾来预测项目的完工绩效,及时发现项目存在或潜在的问题,以便近早采取纠正措施。这就好比你正在和朋友一起快乐地长途旅行,每到一个城市,除了观光外,总会抽些时间看一下计划,走了哪些地方,还有哪些地方要去,时间是否来得及,已经用了多少钱,还剩多少钱,还要花多少钱,有没有经验和教训值得借鉴等,否则,走到哪算哪,不是因假期结束行程不得不半途而废,就是中途“弹尽粮绝”。

  (2)阶段管理收尾是收集、整理、保存项目记录最好的时机

一个项目阶段的工作刚刚完成,项目成员手头都留有的工作记录,收集起来是非常容易的。时间久了,有些项目成员可能去了其他项目组,有些可能离职了,到那时去收集,有些记录可能就永远也找不到了。建议事先列一个项目记录存档清单,在项目每一个阶段记录哪些工作需要收集、整理和保存,由谁提供,什么时候提供,文档记录格式和要求等,并告知相关项目成员,除了完成项目工作以外,向项目经理及时提供准确的工作记录也是一项非常重要的工作。有些要求移交给客户的文件、记录,项目经理最好要客户签收,同时一定要自己留一份在手头备案。

好多项目历时几年的时间,现在的项目经理可能是第三任、第四任项目经理了,客户的工程主管都换了好几位,这个时候靠什么?无非就是白纸黑字的记录了。作为一个称职的项目经理,一定要为项目做好并保存好记录,如因工作需要不能把这个项目做完,一定要做好文件记录的移交工作。

  (3)阶段管理收尾是与客户进行沟通的好时机

  一个阶段的项目工作完成后,与客户一同就前一段时间的工作进行总结是十分必要的。这样既可以及时了解客户对项目工作的满意程度,同时又有些因工作繁忙未能及时签署的文件,也尽可能找客户给予签字确认。否则,时间一长,你可能找不到一个合适的客户帮你签这个字了。只有双方当时签字的文字记录才是最有用的东西

  (4)阶段管理收尾为项目最终收尾提供最基本的数据

这一点是不言而喻的,只有阶段管理收尾提供的数据越真实、准确,才能在项目最终收尾时客观评定项目的最终绩效,总结的经验教训才有借鉴的意义。


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