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制定项目沟通计划注意事项

2019/6/12 10:16:10 |  232次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

沟通管理是一门复杂的管理科学,需要项目经理在实践中加以总结。在各类项目管理教材中有许多关于沟通管理的论述,但是真正的IT项目环境中,大多没有具体的沟通管理计划,一般都只是简单罗列了项目的干系人。

项目管理中的沟通与日常管理中沟通的不同之处在于,项目经理要在最短的时间内,达到满足项目需求的沟通效果。首先,项目经理应该将沟通本身加以计划,也就是要有具体的沟通计划。沟通计划的制定至少要包括以下几个方面:

  1、项目干系人的列表。最好以团队为基础建立干系人列表。

  2、确定以团队为基础的项目干系人的信息需求和沟通需求,即何人何时需要何种信息。一般来讲,由于大的项目沟通渠道实在太多,以团队为基础能够大大减少这种渠道。

  3、信息分发的渠道和方式。对于重要的项目一定要有定期的项目绩效报告和问题状态报告。

  4、项目定期会议,最好是每周例会。这样,项目干系人知道有了问题在何时能够得到讨论和解决,并可避免突发组织会议找不到人的局面。

  5、特殊问题的沟通对策。其次,项目经理要尽量利用好干系人的首次会议,将项目的内容做较为详细的交待,并提请所有干系人对项目可能出现的问题提出建议。

  如果项目需求不清和备件不足的问题很快被识别,就不会出现临时组织会议的复杂局面。因此,除了项目成立大会外,项目经理最好再召开一到两次全体项目干系人大会(或以团队为基础的会议)。也就是说,在解释了项目的背景并分发相关的信息以后,留给项目干系人一到两周时间仔细考虑可能面对的问题,并及早识别加以解决。这与风险识别并不完全一样。有时候,识别的可能是风险,有的时候可能根本就是一种实际情况,如公司备件不足的问题。

  第三,项目经理要严格控制会议的次数和内容,全面管理自己的时间分配。在上文的案例中,Harrison组织了很多的例会,与不同的项目团队交流。此时,项目经理要明确自己的职责,要努力将会议的时间限制在一定范围。并且,会议最好要形成具体可行的活动内容,并指派具体的实施人员。

  第沟通的目的一定要非常明确,项目经理要对沟通的内容进行管理,要注意防止跑题。跑题的情况通常在项目的后期中容易出现,随着项目人员的熟悉,很多与项目无关的话题都有可能占用项目会议的时间,并且通常还不易察觉。因此无论是项目会议还是相关文件,都要明确所要讨论的内容。

  第,沟通不仅局限在公司内部,同时也要同外部,尤其是客户进行交流。特别是对项目重要的里程碑,需要征得客户的支持。这包括客户的准备活动(最好有一份准备文档)、施工的时间、客户的工作日历等等。

   第六,项目经理要理解沟通的不同层次,同时要利用这些层次为自己的项目服务。即使项目经理本身就是一个高级管理人员,他通常也无法解决所有的问题。因此,项目经理需要定期与高层管理人员进行交流,需要高层解决的问题一定要及时上报。


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