在许多依赖于IT能力的服务型企业当中，IT作为一种技术手段，最终所提供的仍然是业务能力。对于IT部门来说，仅仅实现一些软件需求是不够的，需要交付完整的业务需求，所涉及的各个相互关联的应用系统也必须形成协同一致的工作计划，作为一个整体同步交付，这样才能够为企业提供相应的业务支撑能力。
一个完整的业务处理流程，往往会需要多个业务部门配合完成，一项业务需求往往也需要多个应用系统共同完成开发与投产。而软件需求则是根据业务需求的技术方案，针对所涉及的单个应用系统的软件开发需求。
同时，为保证对企业全部业务长期、整体的支撑，企业中需要规划整体应用架构，在此基础上分别建立其中的各个应用系统，对每一个应用系统都有功能定位和技术架构要求。整体应用架构和应用系统技术架构，都是开发具体功能时所必须遵守和维护的前提条件。在具体功能开发过程中，一个应用系统通常会同时面临多项开发需求，这就要求各个应用系统都需要很清晰的安排好所承担的各项开发任务，在此基础上做好版本规划与开发计划，可以在一个软件版本中实现多个业务需求所要求的内容。
因此，当企业中存在众多的业务需求和多个应用系统时，业务需求与应用系统就形成了多对多的矩阵关系，就需要对“需求-系统”矩阵进行组织级的管理，分别满足需求管理和应用系统管理的两方面需要：
l 从需求管理维度来看，关注的是某个业务需求的完整交付，明确该业务需求所涉及的应用系统，明确各相关应用系统在其中的工作范围。
l 从系统管理维度来看，首先关注的软件生命周期，在保证符合整体应用系统架构的要求和本系统技术架构的规划的前提下，承担来自不同业务需求的开发任务。
与此相对应，在软件研发的组织方式上，也就相应的存在项目管理与系统管理的矩阵式关系。项目管理与业务需求是在同一个维度方向上，是为了在项目生命周期中实现若干的业务需求，而系统管理则与应用系统在同一个维度上，是为了在软件生命周期中，通过实现一系列具体开发需求，使应用系统功能得到持续发展。
曾经某软件研发组织先后分别尝试了职能式、项目式、矩阵式三种组织方式：
l 先是按照软件系统维度组织软件研发过程，导致对跨系统的业务需求支持严重不足，项目组织效率低;
l 后来强调业务需求维度的管理，采用项目式的组织方式，完全取消了围绕各应用系统的技术组织，所有技术人员都进入了资源池，导致对应用系统架构和软件生命周期管理的缺失;
l 不久后恢复了系统维度的技术组织，每个应用系统都有相对稳定的技术人员，在应用系统的生命周期中保证该系统的不断升级，同时增加横向的项目管理机制，管理业务需求的交付过程，重点解决跨部门、跨系统的组织、协调问题，即所谓的平衡矩阵的方式。
从文档的角度来看，业务需求、技术解决方案、联调测试、投产等相关内容，都是项目级文档，是单个应用系统所无法完成的，而针对单个应用系统的软件需求、设计编码、单元测试等相关内容，则是产品级文档，与应用系统的版本相匹配。
实践证明，在存在众多业务需求和多个应用系统的机构当中，平衡矩阵的组织方式是最适合的，能够同时兼顾业务需求与应用系统、同时兼顾项目管理与软件生命周期管理、使项目经理和产品经理(应用系统技术负责人)都能明确分工充分发挥各自作用。
为此，在软件研发项目管理过程当中，就需要特别注意区分两个维度之间的转换关系。通过对业务需求的分析，确定业务处理流程所涉及的应用系统，在保证整体处理流程完整、一致的前提下，明
确各应用系统的软件需求的范围。在各应用系统完成各自开发和测试之后，就需要按照整体技术方案和业务需求的要求，组织跨系统的联调和测试，最终在具备业务需求可以完整交付的前提下，组织各相关应用系统一起投产。