项目管理资源网

您的位置:项目管理资源网 >> 组织级项目管理

如何合理分派项目任务?

2018/10/8 10:01:57 |  2279次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

 项目是个独特的、临时的任务,项目团队也是一个开放的、动态的组织。随着工作的推进,一些成员将加入团队,一些成员会离开。项目经理应该随时关注团队状态,及时修订团队成员的构成,合理安排工作,及时释放资源。

1、找正确的人

  很多项目经理可能都有类似的体会:在实施项目的过程中,分派工作任务经常是一件令人头疼的事。原本应该某人/某部门承担的工作,找到他们时, 却总遭到各种推辞、拒绝。比如“我实在忙不过来了”“其他工作更紧张,现在顾不上这个”等。面对这些或硬或软的“钉子”,项目经理总会有一种“求人办事”的尴尬!

  既然是求人办事,为了达到目的,提出要求时就得说好话、赔笑脸,可心里却又往往愤愤不平:“本来就应该是你做的事儿,还得我求着你干!”而被要求的人也会左右为难:如果答应,自己已经忙得不可开交了;如果不答应,且不说项目经理的态度诚恳,主要是这事儿跟自己脱不了干系。在这种情况下,工作被执行的效果可想而知!

  为什么会出现这种令人尴尬的情况呢?从表面看,无外乎两个原因:一是资源不足,二是项目经理的权力不够。试想,如果组织、团队的资源充足,每个人都能有条不紊地做自己该做的事,或者项目经理的权力够大,分配任务时说一不二,项目工作的推进自然会流畅很多。

  然而问题在于,这两个原因与其说是“问题”,不如说是“制约”条件。一方面,一个团队可用的资源是有限的,多数团队成员可能都要同时承担若干个项目的工作。因此,大多数项目都要在这种资源有限,甚至资源不足的情况下实施。另一方面,由于项目经理一般不具有更高的行政职务,从而缺乏更充分的实际权力!有了这两个“无解”的问题,难道项目经理只能靠“求人办事”的方式,靠“个人魅力”才能让工作推进吗?

  其实,问题的真正症结就在于没有做到“先人后事”。被组建的项目团队中,没有将全部成员纳入团队的范畴。项目经理在组建团队的时候,首先想到的往往是那些相对少数的,“最重要”“最核心”的团队成员。他们可能得到了更正式的邀请加入团队,是名正言顺的项目骨干。他们接受并完成项目经理分派的任务,支持项目经理的工作,是项目经理的左膀右臂和“智囊团”,承担着项目活动中最重要、最核心的任务,为项目目标的达成做出了重要的贡献。

  但是,这些核心团队成员并不是项目团队的整体和全部,因为在实现目标的过程中,还有相当数量的工作需要其他人,也许是更多的人来协助完成。这些工作在难度上也许不算大,却是项目范围不可或缺的一部分。由于项目经理事前并没有将这部分工作的承担者纳入自己的团队,这些人自然也不会认为自己对这些工作负有更多的责任。

  当项目经理需要他们完成相应任务的时候,自然就少了几分给自己的核心团队成员分派工作时的理直气壮。而这些所谓“编外”人员在面对项目经理提出的要求时,不但不会有太多的责任感,反而会把这些原本应该承担的工作看作“额外的”麻烦、干扰。虽经项目经理反复催促,甚至“哀求”,工作执行的效果也难免大打折扣。

  2、做正确的事

  找到了问题的根源,就要从根本上解决。首先,我们要搞清楚“团队”的概念。在《PMBOK 指南》中,项目团队被定义为“包括项目经理,以及为实现项目目标而一起工作的一群人”。这样的一个群体中,不仅有项目经理及其身边的若干骨干成员,还包括开展项目管理活动的团队成员,执行工作以创造项目可交付成果的团队成员,为项目管理计划的制定或执行提供支持的专家,将要接受项目可交付成果或产品的、组织派出的、协调工作、提出需求建议的用户/客户代

    项目经理胜任力免费测评PMQ上线啦!快来测测你排多少名吧~

    http://www.leadge.com/pmqhd/index.html

“项目管理生根计划”
企业项目经理能力培养和落地发展方案下载>>

分享道


网站文章版权归原作者所有,如有认为侵权请联系我们,将于1个工作日内作出处理!
网友评论【 发表评论 0条 】
网友评论(共0 条评论)..
验证码: 点击刷新

请您注意护互联网安全的决定》及中华人民共和国其他各项有关法律法规或间接导致的民事或刑事法律责任
·您在项目管理资源网新闻评论发表的作品,项目管理资源网有权在网站内保留、转载、引用或者删除
·参与本评论即表明您已经阅读并接受上述条款