项目经理完成项目分工以后，必须明确每个人的岗位职责。否则，一旦项目工作出现了问题，项目成员就会互相推却责任，管理起来会很麻烦。
某IT公司的销售部门，因业务量的增长需要招聘技术服务人员。人事部接到任务后，从以往的简历中挑了一个有工作经验的人。几天后，技术部门的主管跑到人事部，怒气冲冲地说：“你们找的什么人，让他帮忙跟进一个项目，他却推缺责任。”人事部的人说：“人是你让我们找的，谁让你不明确说明他的工作职责？”
企业管理中容易出现的这些问题，在项目管理的过程中也会出现。由于没有明确规定项目成员的具体工作和责任，一些项目成员就有理由给自己的工作失误寻找理由。可见，明确岗位职责对明确员工的责任十分重要。
而明确岗位职责，通过制定化的措施加以保障才是关键。这就要求我们使用岗位说明书。通过制定化的措施加以保障才是关键。这就要我们使用岗位说明书。通过岗位说明书，明确项目成员应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责。这样，项目成员就可以准确界定自己的工作内容和范围，避免了越权或是职责不清的情况。
另外，岗位说明书还有一项功能，那就是防止项目成员的越权现象。越俎代庖会侵犯他人的利益，影响团队的稳定，既然很多人的越权行为并不是故意抢别人的“饭碗”，比如下面这个例子。
有一次，一家杂志社为美籍华裔作家刘墉做了一次专访，在出刊后送了他一本杂志。刘墉看了杂志以后很满意，他觉得上面的文章写得很好，而且图片和排版也很讲究，就想送一本给朋友，自己再带一本拿回纽约。
当刘墉打电话给主编想再要两本杂志时，主编正好不在。于是，刘墉就将打电话的缘由告诉了接电话的小姐。对方听了后，很爽快地说：“这个没有问题！您派个人过来取就好啦！”刘墉很高兴，马上派人去拿。
过来一会儿，主编的电话就打过来了。她说：“很抱歉，您来电话时我不在。杂志您收到了吧？我又特地多送了两本给您，一共是4本。”她停顿了一下，接着说，“可是，对不起，我想知道，是我们公司哪位小姐说您可以立刻派人过来拿的？”
刘墉愣了一下，问：“怎么了，有问题吗？”主编说：“没问题，您要10本都没问题。我只是在对员工的工作进行考核。”刘墉并没有告诉她是谁，但是后来听说，主编还是查出来了，并对她做了处分。
既然是好心，但是员工的行为严重侵犯了他人的权利，是典型的越权行为。“越位”是站到了不该站的位置上，承担了别人应该承担的责任。越位往往会给团队成员之间带来矛盾，造成相互之间的隔阂和猜疑，而岗位说明书就是抑制这种行为的一个方法。
不过，制定有效的岗位说明书也是有讲究的。项目经理首先需要通过工作分析，进行标准岗位职责的设计。工作分析的内容很多，主要包括工作的任务、职责、权限，以及员工的任职资格等内容。
完成工作分析之后，应就其内容设计《岗位说明书》，使工作责任固定化和标准化。在设计岗位说明书，明确工作职责的过程中，要注意以下5个关键指标的设计。
（1）责任人。根据工作的需求设置岗位，明确岗位责任人的权责，确保职责的清晰。保证团队成员事事有人做、人人有事做。同时，能够在追究责任时，迅速找到相关负责人。
（2）工作内容。对工作内容的透彻了解，是衡量是否明确工作责任的指标之一。工作内容包括员工在日常工作中的主要工作事宜和相应岗位所应承担的主要责任。
（3）工作方法。明确工作方法，是明确责任的一个重要方面。拥有正确的方法会使工作产生事半功倍的效果。
（4）工作标准。制定明晰的工作标准，就是对任务成果的时间、数目、质量方面有所控制与限定，针对员工责任制定量化标准。
（5）考核细则。明晰相应的考核细则是责任清晰的重要指标。考核细则的制定，可以确保责任的清晰与到位，不仅是对员工日常工作责任的要求，更是管理者对员工进行监督与考核的依据。
有了岗位说明书，项目成员就可以一目了然地了解自己的工作职责和权限，并督促自己做应该做的事情，完成应该去完成的任务。同样，项目经理也可以通过岗位说明书实现追溯管理。一旦项目工作的某个环节出现了差错，项目经理就可以通过岗位说明书，快速地找到责任人，这就让项目管理工作轻松、便捷了许多。