弄清了项目任务，你的脑海中会很自然地想好每件事的展开方式，而不是深究项目背后的真实需求有哪些。然后项目执行了，发现领导或客户的期望与项目结果不一样。这个时候，你可以选择继续按照原计划推进项目工作，也可以根据新的事实对项目计划进行调整，前者会付出更多没有价值的努力，后者有可能实现领导或客户期望的项目结果，但也因此做了很多无用功。
下面这段故事是一个项目主管的亲身经历：
A负责一个开发项目，项目被分成了多个子系统，每个子系统会有一个小组分头整理项目需求。最后，由A负责统一整理。客户要求统一各个业务子系统的代码表。例如，凭证种类中“01代表户口本，02代表身份证”，操作过程中只要直接输入数据就够了，比输入文字的工作效率要高得多。
让技术人员感到头疼的是，原来的各个子系统是由不同的厂商开发出来的，编码不同。既然客户希望能够改变现状，但是项目组的技术人员对这种工作并不重视，他们觉得如果真的要统一编码，不光要花大量的时间去梳理，还要多出很多额外的工作。比如说，维护各个子系统的对应关系就足以让技术人员大费脑筋了。所以，他们对客户的这个要求没有引起重视。
客户的业务主管听不进技术人员的解释，认为都是在找“借口”。B知道以后，立即找这个业务主管进行协商。客户主管终于等到有人关注这个问题，于是就打开了话匣子，向B说明了这个需求的背景。
原来，这家公司准备推出“综合服务窗口”。因为以前的客户在班里业务需求时需要到相关的窗口排队等待，这就让一些窗口的队伍排得很长，而有的窗口很闲，工作的效率就非常低，客户也会经常抱怨。而推出“综合服务窗口”以后，客户可以到任何一个窗口办理业务，这样就可以提高工作效率，也可以提高客户满意度。
B经常在项目组听到“综合服务窗口”这个词，不过听这位业务主管这么一说，才闹明白是怎么一回事。为了获得更多的信息，他忙问业务主管到哪里可以看到这些需求的详细说明，为什么之前就没有看到。业务主管很诧异：“这是给你们公司项目立项时就提出的业务流程改进方案，你可以去看看招标书，你们已经承诺了，难不成现在不认账？”
B恍然大悟，意识到自己和项目团队成员只看了合同，并没有看过标书，也难怪大家对客户的真实需求没有引起重视。等他找来了这些资料后才发现，不仅有“综合服务窗口”的详细描述，还有很多其他方面的业务需求，这些需求也是自己和项目团队没有意识到的。
分析这个案例，我们可以发现：因为项目团队成员和客户考虑问题的出发点不同，造成对项目需求的理解不一致。客户关注的是系统如何支持业务流程，让工作效率更高；而项目团队成员关注合理的技术方案，他们重视“工作量”“开发难度”和“系统稳定性”等。这种对项目需求的误解会导致项目目标的偏差，从而也会影响项目结果。
有经验的项目管理者应该从客户的角度出发，深究项目背后所隐藏的需求是什么。因为他们发现只有找到项目背后的真实需求，才能避免很多无用功，也才能更快、更有效、更经济地解决问题。如果能够一次性就完成项目工作，领导不是更开心吗，客户对公司的印象不是更好吗？
所以，项目经理要有这样的的意识：在项目执行之前，了解项目背后的真实需求。如果你在无法确定真实需求的情况下就采取行动，工作效率肯定会受到影响。