项目管理办公室PMO已经被实践证明为一种企业组织项目管理的一种原则而不是一种强制项目适应的官僚机构。究竟什么样的项目管理办公室才是企业最迫切需要的呢?这取决于企业的规模与复杂程度、业务单元和职能部门的项目的相互依赖和资源的有效性,以及企业项目管理人员的管理能力。这种原则逐渐成为越来越多企业的工作途径,不论是惠普、IBM、摩托罗拉这样的大公司还是一些刚刚起步的小公司,每个企业都在选择适合自己的组织和原则。根据项目管理办公室在不同企业存在形式和所起的作用,我们大致可以把项目管理办公室划分为三个级别。
第一级PMO:项目控制办公室
这是一种典型的处理大型!复杂的单个项目的办公室"它尤其针对一个项目,但那个项目太大、太复杂,需要多个进度安排,而这些进度安排可能需要被综合入一个整体的大型项目进度安排"它可能拥有多个项目经理,每人负责一个单独的项目进度安排,其关联的资源需求和成本都被综合入一个整体的大型项目进度安排"一个大型项目经理或主要项目经理负责综合所有的进度安排!资源需求和成本,以确保大型项目作为一个整体满足其最后期限、里程碑和可交付成果。
第二级PMO:业务单元项目办公室
在部门或业务单元级别,项目管理办公室可能仍被要求为单个项目提供支持,但其挑战是综合大量的!不同规模的多个项目,这些项目有的是需要较少资源的短期项目,有的是需要综合几十种资源!大量资金和复杂技术的历史几个月或几年的项目"第2级项目管理办公室的价值在于它开始在组织的级别综合资源"而且正是在组织的级别,资源控制开始在项目管理系统的回报中扮演一个价值更高的角色。
在第1级或单个项目级别,运用项目管理规则为项目创造了巨大的价值,因为它开始建立可重复性的项目进度安排,并且项目计划变成了团队成员之间和组织领导内部或相互之间的沟通工具。在第2级以上级别,项目管理办公室提供那种职能,但它也开始为整个项目提供更高级别的资源管理效率"例如,当多个项目争夺一个系统设计工程师时,第2级项目管理办公室有建好的项目管理系统来解决对一种共同资源的竞争性冲突,并识别项目的相对优先级"因而,更高优先级的项目获得所需的资源,而较低级别的项目或者被推迟,或者被取消。
第2级项目管理办公室使组织能够决定何时出现资源短缺,并在手头拥有足够的信息以决定是否雇佣或签约更多的资源"既然第2级项目管理办公室存在于单独的部门之中,不能被项目管理办公室解决的冲突可轻易上升至部门管理层,管理层对部门内的绩效拥有最终的责任。
第三级PMO：战略项目办公室
在一些拥有多个业务单元!在业务单元和企业级别的多个支持部门,以及每个单元中进行的项目"第2级别的项目管理办公室无权才一能够公司角度为项目设立优先级别,而企业管理必须选择最支持企业战略目标的项目"这些目标可包括收益性目标!市场渗透战略!生产线扩大!地理库张,以及内部信息管理能力的升级"只有企业级的组织才能为项目和大型项目的选择!优先级设立和监督提供所需的协调与广阔视野,这一组织就是战略项目办公室"在企业级别,战略项目办公室的作用是通过不断的为整个组织中的项目设立优先级而解决对竞争性资源需求的冲突"战略项目办公室不能单独发挥这一作用,因而需要一个由战略项目办公室总监!企业管理层,以及每个业务单