游的工作就难以有个连续性,所以只要工作流程一天不理顺,合作部门间的争端就一天不会自动消停。
二、二部门间在正式沟通和非正式沟通上缺乏有效的沟通机制。凡是能够流程化的工作必须事先流程化,对其一一建立起相应的工作流程和工作标准,从而将其转化为人人公认的例行管理事务;而对于那些不能转化为流程制度的工作,则需要两部门领导根据总体工作原则充分沟通协调,来重新划分两部门间的工作内容和工作责任。
三、针对本案的建议解决办法
综上所述,表面看,这两个部门的矛盾冲突是一些工作上的小事冲突,是一些工作上不合作的问题,但其实质却是一个两部门如何维护自己部门利益并如何在维护自身利益基础上改进与相关部门工作合作的问题。而改进合作的根本方法正如提问的管理者已经意识到了的,只有两个:一是梳理工作流程,二是制定部门间沟通制度,改善沟通,提高协作效率。具体做法建议如下:
1、上下游部门负责人应详细沟通,共同分析研讨目前两部门合作中存在的一些问题,并实事求是地向对方说清楚自己部门和个人对两部门协作的基本看法,对两部门合作存在的问题达成共识,停止相互指责,共同面对这些问题,转而从流程和沟通制度上寻找解决问题的方法。
2、两个部门各自分别召开专题研讨会,深化对问题的理解,并且将解决问题的流程建议和沟通制度设计完全深入到具体日常工作的细节中去。
3、由两部门经理总结两部门研讨结果,并将其转变为两部门都共同认可的一个合作问题及解决方案。
4、由两部门经理联合署名,将研讨结果形成书面工作流程和沟通制度文件,呈交上级领导考虑审批。并简单扼要地向领导做口头要点说明。
5、上司同意审批了更加完善清晰的工作流程和沟通制度之后,由该上司出面,主持召开一次两部门骨干或全体员工大会,宣读解释新的工作游戏规划,确保所有员工都清晰知道自己以后应当做什么、怎么做。
对于本案例,梳理工作流程和个人岗位职责是首要的,但正式和非正式的部门及个人间工作沟通机制不可忽视。关于如何制定工作流程和如何建立部门间沟通机制,本文不再赘述。