待着使问题升级,最后把上司摆上台,如同盲人摸象,缺乏全局目标意识。
(2)过度本位主义,跨部门执行成空话
对于跨部门合作的最大障碍之一,就是团队成员偏向从本位主义的角度来思考问题。胳膊肘往内弯是人之常情,然而在IT项目中过度保护自己部门业绩及资源的情形下,很容易形成僵局与冲突。
因此,作为跨部门项目,一定要明确和保障跨部门执行力,这是前提。然而,在部门导向的业绩考核压力和利益驱动之下,跨部门团队合作在实际工作中面临重重障碍,其结果要么只是管理层挂在嘴边的空中楼阁,要么时有时无而不甚了了。每个部门都有自己的压力,在思考任何问题时,难免会从自己部门的角度出发。但如果只是考虑自己的部门利益,出现问题和困难的时候就会把难题推给其他部门。
(3)跨部门团队绩效考核难,出人不出力现象多
跨部门团队的考核是邓肯最大的一个心病。例如BPR刚一实施,就出现了麻烦,就是员工及部门间考核矛盾急剧增多。以业务部门为例,往往是一人多岗,有时在协助IT部门进行BPR项目实施,有时还要兼顾业务部门的本职工作,本职岗位的考核制度是已经存在,但协助跨部门BPR项目的职责考核方面则还没有。经常是业务部门的成员因为本职工作而拖BPR项目后脚,邓肯也由于没有评定其它部门成员的考核权力,只能干着急。
三、跨部门项目,路在何方?
(1)明确跨部门负责人在项目中的掌控职权
对于项目经理而言,跨部门项目管理的最大问题在于对项目资源的掌控权。矩阵式结构中,资源原先是属于各职能部门经理,跨部门项目经理需要通过行政方式获得他们的资源,只有获得比部门经理更高的公司高层的支持与承诺,跨部门负责人才能在项目中的掌控职权。
(2)明确跨部门职责和考核指标
大多数跨部门项目并不成功,根源在于这些跨部门项目的结构、角色和责任并没有明确的定义。当然结果是沟通、协调和决策效率低下、纷繁混乱。只有将责任与相关的职能部门挂钩,并且制定各部门的考核指标,争取分派到各部门经理的头上和资源承诺。
(3)强化跨部门执行力
现在许多跨部门项目都不太成功,或者没有完成既定目标,或者虽然完成目标但绩效很低,主要原因是执行力差的缘故。因此,首先要在跨部门项目中树立起执行力的规则。规定在项目中提倡什么、反对什么、奖励什么、惩罚什么,对每个人和每个部门都是一样。奖励正确的行为,惩罚错误的行为。要做到“有法可依、有法必依”。跨部门项目的一个重要原则就是:永远不要嫌麻烦,不要以为开完会制定了执行政策就没事了,事后应该确保该政策能在跨部门中有效被执行。
(4)以人为中心进行考核
传统的绩效考核,一般都是严格按照部门考核的,针对跨部门项目团队则显得无能为力。只有打破部门考核的标准,建立以人为中心的跨部门考核体系,无论员工在那个部门都可以进行追踪考核。例如在这次BPR项目中原来的考核方法是,每个成员原有的部门经理负责成员的绩效考评,可是成员对原来的办法意见很大。分析其原因,平时项目的运作并不一定是按照部门组织的,而是由领导从各个部门抽调适当的人员组成跨部门的团队。这个时候成员提出:部门经理不如项目负责人了解自己的工作业绩,让部门经理给自己打分不合理。后来把评价者从部门经理变为项目经理,才避免大家因为对考核制度的异议导致不合作。
(5)改善项目组选人流程和培训
在甄选跨部门项目组候选人时,注意挑选那些乐于寻求帮助的人。如果项目组内存在一批乐于寻求/提供帮助的成员,就会形成一个良好的协作氛围。同样地,协作行为也应该成为以后晋升标准之一,这也有助于推动协作。
假以时日,跨部门项目成员都是由那些具有良好协作意识的人组成,这对项目推动大有益处。
跨部门成员由于涉及到不同职能部门成员,因此对于团队成员的培训不仅限于单一的专业知识技能的培训,还应注重扩大团队成员的知识面,包括相互的部门内部流程的培训,使团队中不同职能部门成员的知识深度和广度都有所提高,在项目运作过程中起到互补的作用,从而更好的参与到对方的工作中去。
(6)强化团队意识及荣辱感
最后我们成员还要有良好的团队意识及集体荣辱感。“一根筷子轻轻被折断,十根筷子牢牢抱成团”。团队合作才是迎接跨部门项目的不二选择,才是制胜的法宝。有时人们总觉得部门之间有一道鸿沟,始终不能很好地跨越。其实“团队意识及荣辱感”是一剂良药,可以打破沟通屏障,减少等待、臆断和猜疑。团队意识可以让跨部门项目成员学会建立信任与换位思考,相互尊重与相互欣赏。