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项目工作很难分派出去?一招搞定

2018/9/20 10:37:16 |  2203次阅读 |  来源:项目管理评论   【已有0条评论】发表评论

下面这个小故事可能很多人都看着眼熟:公司里有4个人,名字分别叫“所有人”“某个人”“任何人”和“没有人”。每当公司有重要的工作需要完成时,“所有人”被要求去做。“所有人”很确定“某个人”会去做,而且“任何人”也可以做,但结果往往是“没有人”去完成。于是“某个人”很生气,因为这是“所有人”的工作。“所有人”认为“任何人”也可以做,但是“没有人”了解,“所有人”是不会去做的。最后的结果往往是,“所有人”指责“某个人”,“没有人”去做“任何人”可以做的事!这个故事给我们描绘了一幅生动的项目活动画面:职责不清导致相互之间的推诿。

  

活动中职责、分工明确的重要性无须多言,生活中也有生动的例子。比如在高水平的羽毛球双打比赛中,队友之间的默契配合就非常重要。不论对手的球从哪个方向来,都要有人及时、准确地接起。要想赢得比赛,最关键的是不能有两人争抢同一个球,或来球落地却无人接的情况发生。

 

在项目活动中, 为了使相关工作的职责得到明确落实,经常会使用一种非常便捷的工具——责任分配矩阵,有时也称责任矩阵。责任分配矩阵的样式很简单,左列是待执行的工作活动,通常表现为被分解出的工作包。最上边一行是参与活动的团队成员,通常是个人,也可以被表达为相关小组、部门。但是为了能让待执行的工作职责得到切实分配、落地,在小组、部门获得了相应职责后,也需要在内部继续将责任分解到个人。矩阵表格中使用特定的标记方式,将相关职责分配给对应的人力资源。

  

比较常见的是RACI责任分配矩阵,它将工作活动中的4种职责以不同的字母来表示,分别是 R(Responsible) —— 负责执行任务的人员; A (Accountable)——管理、领导、对任务负全责的人员;C(Consult)——辅助执行任务的人员;I(Inform )——拥有知情权,应及时得到通知的人员。

  

通过RACI责任分配矩阵(见图1),团队成员在具体项目活动中的职责能够得到清晰划分,这对工作的顺利执行非常重要。责任分配矩阵这种工具虽然看起来不复杂,但是在使用过程中,有一些关键的原则需要掌握,否则它的效果可能会打折扣。



图1 RACI责任分配矩阵示例

集体完成


在现实工作中,有些项目经理习惯采取“派工”的方式,即根据自己对工作任务和团队成员的理解,亲自为每个人分配任务职责。而实践中,采取这种办法的项目经理会发现,这些工作职责往往很难被“派”下去!造成这种结果的原因很简单:项目经理缺乏权力。虽然在项目章程中,作为项目工作的负责人,项目经理会被赋予一定的权力,用以在项目期间调用资源、管理团队,并最终实现目标。但是项目经理只是一项具体任务的负责人,通常都不具有更高的行政职务,只是经验丰富、能力突出的普通员工或基层负责人,所以在实际工作中,他们主要依靠出色的沟通、协调能力来达到目的,而不是通过运用权力发号施令。

  

为了能让每个人的责任落地,编制责任分配矩阵的活动应该集体完成,即在项目经理的带领下,团队成员共同参与,最理想的情况是每个人主动认领工作职责。结合工作特点和自身的能力、条件,自己主动承担责任,这相当于一种承诺,会得到更认真的对待和执行。


当然,通常也会有一些工作活动,由于复杂性高、难度大,未必会有人愿意主动承担,这时项目经理可以适当使用硬性分派的方式,辅以必要的解释和鼓励:“××活动确实比较有难度,但是也需要有人牵头负责。小张,要不你就把这个任务承担一下,你来牵头,具体实施中遇到了问题我

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