充分沟通的目的，首先是确保供应商准确无误的理解采购内容，包括型号、色泽、数量、质量要求、供货进度等等。怎么确保？文字记录。
其次，充分沟通，还有起到责任区分的重要作用。
这里做个解释，说明一下站在老板的角度是怎样区别责任：抛开道德层面，老板通常从责任心、业务水平两个方面评判员工。交待一个工作给下级，下级是否执行，是责任心问题；执行顺利与否，是水平问题。
当采购出错被老板训的时候，会把错误归为水平问题：我不是做了吗？怎么说我没做呢？我都说了啊，供应商自已听错了呀，我只是少打了个电话，供应商没有做好而已，又不是我做我有什么办法？我还是很负责的，我好伤心好委屈啊，我这么辛苦的加班加点，这老板真它吗不是人。这就是老板与员工在思维上的差异。
在老板看来，没做好就等于没做，因为结果摆在那里。所以为什么员工有时会觉得委屈，概莫如此。
与供应商的沟通一定要充分并形成文字记录，既然是沟通，就切忌将自已的主观意识强加给供应商：被采购强加责任的供应商会在长时间内记恨在心，在适当的时候会报复，这是多年血的教训。供应商本身的主观意愿一定是想按时做好交货，所以协商时，要善于引导供应商积极配合。采购本身应该不易出错，但实际工作中却经常挨训，为什么？很多时候就是被“以为”害了。与供应商打交道，最忌“以为”两字。采购出错，很多时就犯在“以为”上，“以为”他听懂了、“以为”他收到了、你“以为”他知道、他“以为”你知道、“以为”没有问题、“以为”不会出事、“以为”能按时交货，不是吗？一解释起来，全是“以为”。就是没有确认，最终不能确定，怎么讲也讲不清。如此一来，采购把责任往哪去推？只有往供应商那推，供应商会买账吗？供应商会不恨你吗？人和人打交道，就是沟通。而充分有效的沟通，才能保证主观上出错的几率最低。把能讲的事讲完讲到位，并形成双方确认的书面记录，出了事，是谁犯错一目了然，采购能出什么差错？
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