在做项目的过程中,会遇到各种问题,许多问题不是单独一个人或一个部门可以解决的,而是需要多个部门乃至客户、供应商的共同参与来协商解决。想要在最短的时间内解决问题,就要协调好每个人的观点,让大家最终获取共识。在项目管理过程中,做好项目的协调是项目管理者的重要职责之一。
在做项目的过程中,经常会发生计划之外的事情,需要项目管理者去协调各种资源,保证项目的顺利进行。不同的项目其所处的环境不一样,项目的利益相关者也不尽相同。从电子产品项目的对象来看,经常协调的主要对象可以分为下几类:客户,内部人员,供应商。
那么,在做电子产品的项目时,怎么样才能把协调工作做好呢?我认为,协调技能不是单一的能力,而是多种能力的综合,针对不同的对象,所需要的能力侧重也不尽相同。
1、客户
每个客户都希望能在最短的时间内完成产品的开发和生产工作,所以会在项目时间上尽量压缩。而作为项目经理,不但要考虑客户的时间需求,还要从公司目前的资源、能力、限制等各个方面去统筹考虑问题。因此,在项目初期,和客户协调项目计划是项目管理者的重要工作。
在客户就是上帝的今天,客户的每一个要求都不能随便拒绝,但客户无理的要求也不可能会得到满足。此时,项目经理要用事实和数据来说服客户。此时和客户的沟通每次都是在谈判,所以沟通和谈判能力是很重要的技能。
在项目运行中,客户会经常变更需求,有时候会导致项目突然变得一团糟。此时,需要项目经理较强的分析问题的能力,同时要能尽快和技术人员做好沟通,把对项目产生的影响告知客户,并要求客户接受需求变更会导致的结果。这需要更多的是分析解决问题的能力、沟通技巧,同时良好的谈判技巧也能为项目赢来更有利的条件。
2、内部人员
在项目立项后,项目经理就会从各个部门抽调人组建一个团队,项目经理对内部的沟通对象主要集中在项目团队内,当然也要向上级主管汇报项目进度。
一般来说,团队内每个人需要在多长时间完成什么样的工作是很清楚的。当一些定位不清晰、无法确定明确责任人的额外工作出现时,需要项目经理协调尽快明确责任人。当一些跨部门的问题出现时,项目经理要召集会议来协调处理。
当项目比较赶时,处于压力下的一些团队成员在重压下会导致情绪失控,经常会碰到项目团队内的成员发生矛盾的事情。对这种甲说甲有理由、乙说乙有理的纠纷,不但导致项目的中断,也会导致项目成员间的矛盾。如何化解矛盾、使团队成员的关系融洽,这需要项目经理有良好的情绪控制能力,领导能力和人际交往技巧和沟通能力。
因为电子系统集成涉及到许多软硬件相关的知识,而项目经理一般都只懂技术的皮毛,但许多问题都需要跨部门的沟通和确认。为了协调项目顺利的进行,需要很强的沟通能力,才能让大家统一认识,明确问题的原因。同时需要很强的领导能力,避免各个部门的扯皮、推脱问题的情况发生。
3、供应商
电子产品的很多部件都是外部采购的,因此在项目运作过程中,经常需要向供应商协调各种资源。
有时候,一些供应商非常难以沟通,会成为项目运作的主要障碍。比如一些技术问题迟迟得不到解决、比如因为订单量太小而不愿意生产等。
作为项目经理,在和供应商沟通时,需要良好的沟通能力。事实上,供应商的许多问题都是因为对项目需求的理解出现偏差所导致,所以项目经理需要确认和供应商的沟通是顺畅的,沟通能力在和供应商打交道时非常重要。
当发现一些供应商确实无法合作或,项目经理也要果断的考虑更换供应商,毕竟项目的时间有限,不能浪费无限的精力在一个问题上。
对于大部分供应商来说,项目的需求变更一般都会要求他们做一些额外的工作,所以谈判能力在和供应商沟通的过
程中非常重要。
因此,沟通能力和谈判能力是在和供应商沟通时非常重要的技能。
综上所述,在做电子产品开发的项目时,做好项目协调需要项目经理具备多方面的软技能,主要有沟通能力、谈判能力、领导能力、情绪控制能力等;同时也要具备相应的硬技能,包括计划、管理、解决复杂问题等。硬技能是基础,软技能是关键,对项目的顺利运行起着重要的作用。