在林林总总的管理学科里面,审计和项目管理好像是熟悉的陌生人,他们品性相近,性格又互补,然而他们并不熟悉或相识,如果机缘凑巧,他们应该是好搭档,但现实是他们各自所在的领域好像很遥远,以至于你连想把他们连在一起的想法都没有。
其实,真相并不是这样,他们各自的领域中,所管理的对象都很多,繁如星辰,审计的业务对象,重点包括财务成本、采购管理、风险应对、内部控制等,与项目管理的九大知识领域多有重叠;不止于此,审计的组织计划、质量保证、业务的效率效果这些软技术,在项目管理技术中,都有专业的研究与实践,更为主要的是他们都把大量时间用在了沟通上面,这些都为他们之间的合作提供了无限可能,他们缺少的只是一个机缘,现在笔者就以亲身经历,讲讲他们之间从陌生到熟悉再到不可分开的故事。
在一般的印象里面,审计主要是和会计打交道,审计的对象也主要是财务报告,做审计的人大多是会计出身。然而笔者并不是学会计出身,却阴差阳错做了审计,这足以说明财务会计只是审计的一个对象而已,所以在做审计时,沾染的什么事情都按照会计思维来办理的毛病就少很多。做审计之前,笔者做过生产技术、生产管理、经营管理以及自然而然衍生出的项目管理,将以往的成功的好的实践经验帮助现在的工作对象,不失为一个好的选择,这成功的好的实践经验就包括项目管理,项目管理可以理顺思路,项目管理可以让办事有章法,项目管理为可交付成果提供了保障,项目管理为沟通无障碍提供的方法。也正是这些成功经验,帮助我这个审计新人更快地上路,那么,项目管理这隐形的翅膀又是怎样使我的审计如虎添翼呢?
初做审计,是从公司上马萨班斯法的合规项目开始,萨班斯法的合规项目是所有在美国或日本证券市场上市的公司必须遵循的,否则就不能上市,违反就要退市,它的目的就是保证财务报告的可信度。大家知道财务报告的汇总部门是财务管理部门,但却是各个业务环节各个部门的支流末端汇流入财务管理部门的财务报告的这个大海,业务环节包括方方面面,当然也需要方方面面的人加入,特别是对公司整体管理比较熟悉的项目管理人员的加入,使项目有一个正确的引导。担当此责,千头万绪,纷繁复杂,各色人等,不一而足,如何从中梳理出一个头绪,是头等大事。这时,笔者之前考取PMP认证时候所学习过的系统的项目管理知识,以及曾经的尝试与实践经验,以整体的轮廓架构浮现眼前,这不正是我需要的吗?这正是家中有粮不心慌,
怎么将项目管理切入到萨班斯法的合规项目呢?具体怎么操作呢?首先,从项目整体管理考虑,对我公司的合规项目进行整体布局,由于整体管理辐射到各个分领域,这尤为重要。先从合规项目的课题性质与现状把握开始,确定了课题的主攻方向,并选取与课题内容相关的组织配置,建立明确的组织架构与职责权限,特别值得一提的是,由于项目的临时性的特点,我们没有专职人员,都是从各个职能部门抽调的兼职人员,这就更要弄清楚任务分配、报告体系等;接着组织确定后的就是定目标与定计划,计划围绕目标而定,目标就是确定可交付成果,可交付成果要设定清楚的可测量的验收标准,不能模糊,否则会埋下隐患;然后就是确定范围了,范围与计划也息息相关,范围一定要界定清楚,不必要的范围外延会拖累计划的达成,虽说有锦上添花的可能,但这不是第一位的事情,首先要满足的是符合与目标相匹配的对象范围,这是底线。而且范围的界定与成本也是密不可分的,做一个项目,事先是必须做好预算,这个预算包括人员预算、费用预算等,而且在资源有限的前提下,只能优先将有限的资源确定在有限的范围之内,这同时也是计划达成的保证。我们确定了法律要求的必要对象,做成对象清单,并取得公