秘书的换岗也是重要的。我们公司老总说：“我们对关键业务及支持部门的秘书实行换岗。其好处是秘书深入了解熟悉了一个部门业务运作及人事后，再到另一个部门为原来的部门提供服务和交流就容易的多了。”组织的“冰山原理”形象地描述了各职能部门的划分：正式组织、公司制度、计划的制定等，如同冰山一角，是显性的；而公司里还存在许多非正式组织，如打球、健身、购物、聚会等小团体，由此而存在的信息交流是十分复杂的，是隐性的，还有员工士气、满意度等，都在“海平面以下。各部门的秘书往往是公司里最为活跃的非正式组织的关键节点，他们是内部沟通的HUB(网络中心)。从整体上说，全公司通过他们而进行的内部沟通的摩擦大大降低了，而大约有70%的日常内部沟通是经由他们来协调的。当然，由此带来的代价是，在换岗的头2到3个月处于低效率磨合期，主管们或者秘书需要一些快速上岗训练、技能培训和强化辅导，以便将此阶段缩减到1个月左右。另外，换岗的时机也很关键，应尽可能避开年末预算、计划等阶段。同时，在小规模公司内部不宜如此操作。
中国有句古话：朝中有人好办事。我们利用岗位轮换来加强建立和谐的人际关系，取消部门间的隔阂，降低部门间的摩擦，使部门间的办事透明化，加强运营效率。
四、提高沟通技能
对于个体，我们主要是采取提高沟通技能的方法，包括有效倾听及保持沟通的简洁准确性。公司内部沟通中，大家往往急于表达而疏于倾听。通过以前在公司的观察，我发现在交流中，如果双方或至少一方多一些专注倾听，适时复述、提问以确认关键信息，并予以适当的反馈，那么沟通的有效性（即准确、省时、较少冲突）就大大提高了。这一点在组织内部可以通过团队指令训练、引导、鼓励来实施。关键是加强沟通的培训，学以致用，允许犯错，建立沟通学习型组织。
跨部门沟通必须保持简洁性。简单的是美好的。宝洁公司的“1页备忘录”一直都备受推崇。备忘录这一古老简便的交流方式至今仍为许多公司沿用，而宝洁公司的主管认为，多于1页的备忘录是无益而有害的。我们公司曾经一直为各种会议所困扰，于是效仿了宝洁公司的做法，明确规定每次内部会议必须在50分钟内结束。我们问道，用简单量化的方式去处理复杂的商业和管理问题，奏效吗？如果50分钟之内没有谈完，问题没有解决，怎么办？那位老总反问：“你认为再50分钟就有多好的解决方案吗？”我们无言以对。谁能抗拒简单的魅力哪！
以上是我回顾公司实际以及结合沟通理论，就跨部门沟通所提的一些想法。总之，沟通无限，沟通无所不在，信息时代，企业必须以积极的态度对待360度沟通，把全面管理沟通作为工作中的重要组成部分。只有这样，企业才能在激烈的市场竞争中获胜。
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文章来源：中国项目管理资源网
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