实际建立和运营项目办公室的费用没有想象的那样惊人，这是由于在大多数组织中完成项目工作的成本在整个组织中进行分摊，尽管并不能确切地知道具体数额，但该费用是实际存在的。维持项目办公室运作的成本可能会少于或等于无项目办公室状态下运作项目的累计成本。若考虑到项目办公室能够创造出一种工作环境，使项目组在这一环境中能够正确高效地完成项目，那么，项目成本将大大降低。
项目办公室与员工的创造性和灵活性
随着组织的不断成长，人们会经常辩论集权和分权的优点。应该说，各有长短。集权运作趋于产生更高水平的一致性，更好直接控制；其缺点在于，解决方案可能会与现实脱节，且决策过程缓慢。相反，分权运作所产生的方案趋于反映现场实际，使工人有权作出快速决定，其缺点在于，有可能失去了一致性，控制力较弱。
项目办公室倾向于集权决策，但这并不意味着在实际决策过程中丧失了创造性和灵活性.一个配置良好的项目办公室的设立是为了支持项目组更有效的工作，而不是告知他们如何去工作；鼓励项目人员在工作中尽可能地发挥其创造性和独立性，同时他们的独立性又将受项目办公室所制定的程序约束。
倡导建立项目办公室的人们必须澄清，项目办公室是为整个团体服务的，是通过维持一个有秩序的环境来对项目人员的工作提供支持，而非对他们进行限制。
建立交流计划
一开始，项目办公室的倡导者就应该建立交流计划来实现项目办公室的自觉沟通。一个典型的交流计划有几部分组成，例如，应指定一个发言人来代表项目办公室发言，同时应建立从同事中收集信息反馈的机制，比如，走近他们并同他们交谈。应该开发出一些定期对员工进行有关项目办公室工作的培训，如发简报，等。
成立项目办公室
一旦项目办公室被批准成立，在其启动之前应关注并必须解决的以下几个问题：
▲项目办公室的职能；
▲项目办公室的编制；
▲项目办公室在组织机构中所处的位置以及实际工作地点的选择。
项目办公室的职能
如前所述，项目办公室可开展广泛的活动。一般来讲，项目办公室可以建立项目管理标准和维护计划编制软件。更进一步讲，项目办公室可以提供全方位的服务，例如咨询、辅导、培训、维护标准、维护计划软件和为项目经理提供后勤服务。
当项目办公室建立时，首先要解决的问题是确定项目办公室应该做什么。
项目办公室的人员配备
项目办公室人员配备对于两方面比较敏感：一是，项目办公室在组织的项目管理中是否起这核心的指导作用，二是，项目办公室所支持的职能范围。
如果项目办公室只是起简单的支持和辅助作用，那么，项目办公室人员配备则是比较简单的事，只由几个人组成便可：一位富有多年项目管理经验的主管、一位或两位富有扎实项目管理技巧的专业人员和一位能处理日常事务的专业文秘来进行文字处理和档案管理以及组织其他部门进行日常联系，等。或者，整个项目办公室只由一位全能的专家组成，由他主要负责项目管理。这种简单配置的主要作用在于，当组织内部出现项目管理的问题时，则采用具体项目具体处理的方式运作。
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文章来源：中国项目管理资源网
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