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高效会议的十三条军规

2019/8/2 10:28:34 |  601次阅读 |  来源:世界经理人   【已有0条评论】发表评论

会人员:定好会议时间、地点,要尽早发出邀请,这样有利于参会人员提前安排好其他工作或会议。同时,在发出邀请的时候,需要告知参会人员是否需要有提前准备的内容,比如组织某个讨论可能要提前收集、思考讨论的素材,组织workshop需要提前准备环境或者相关知识等。


· 准备好会议需要的东西:不管是组织者还是参会人员,对要提前准备的材料、环境等都务必提前准备好,有时候可能还需要准备一些物料等。一旦有其中一人或者某一件东西没有ready,都会影响会议的高效开展。


会中

场景三: 某会议室10来人约两个小时的讨论


某team正在会议室开会讨论A话题,讨论已经进行到快两个小时,看得出来屋子里的人都有些疲惫,只剩下少数人还在说话讨论,其他有几个人在看手机或电脑,还有昏昏欲睡的。会开了这么久,原本要讨论的A话题没有得出结论,现在大家已经跑题到讨论B了。


“咱们原定时间是一个小时,现在超时太严重了!再这样下去也不会有结果...先结束吧!”终于有人受不了了。


组织者也发现大家有些失控,只好草草结束了会议...


小明本来很想参与A话题的讨论,但是跟另一个会议冲突,他没能参加。赶在会议结束时刻来到会议室,想了解一下大家讨论的结果。没想到并没有得出结论,想找组织者问问是否有大家发言的记录,他想整理一下看是否有什么发现,结果也令他失望,并没有记录...


从这个场景,我们可以看到会中的几个问题:


· 严重超时

· 没有控制大家的讨论范围

· 有部分人并没有全身心投入到讨论中

· 没有板书或者记录

· 会议草草结束,没有结论,没有下一步行动计划


因此,总结会中的规则如下:


· Timebox:严格控制每项内容的时间,避免会议超时。

· 如果会议不能围绕目标展开从而没有价值,组织者应该提前结束会议;如果某参与者贡献有限或者没有贡献,TA可以选择提前离开后者组织者请TA离开。

· 严格按照议程进行:讨论过程中很容易走偏,要注意及时拉回来,如果有新的需要讨论的内容,可以记下来下次再讨论。

· 集中精力参会:非必须要用的情况下,所有参会人员盖上电脑和手机,专心参与会议内容。既然已经承诺可以参会,就不要担心其他工作被此次会议耽误,修build也不是会上看电脑的理由。如果真的有比会议更紧急的事情,可以不参会。(经常有code review或者feature kickoff的时候,有同学带着电脑一直低头忙着,不知道是在听会议内容,还是在忙什么。这样的情况需要尽量避免。)

· 确定下一步行动计划:每次会议都需要在会上确定下一步行动计划,如果没有该次会议相关的下一步计划,也需要明确。

· 做好会议记录:清晰记录会议的内容很关键,不仅可以share给没能参会但需要了解的人,也可以作为后续参考用。最好是在开会期间有人直接记录,而不是会后会议再记,这样能够记得清晰也更省事。


会后

场景四:某team的回顾会议


按照惯例,回顾会议开始都先回顾一下上一次的action。今天的组织者是小树,他找了半天没有找到上次回顾会议的总结邮件,也不知道上次有什么action… 原来是上次的组织者在回顾会议结束之后,忘了发邮件了,好在当时拍的照片还在。对照着照片上的action,发现其中有两三个并没有完成...

这个场景的问题是:会议总结没有在会后发出,action也没有好好执行。


由此,我们可以得出会后需要遵循的规则有:


· 发出总结:组织者需要针对会议结果进行总结,并且发送给所有需要知晓的相关人员。总结需要包括会议讨论事项、讨论结果、action及其owner等内容。

· 执行相应的action事项:所有参会人员都要按照会上讨论的结果,执行好自己own的action,不要到下一次会议的时候发现action还没有做,这样非常影响会议的效果。

写在最后

大团队的沟通成本很高,高效沟通非常关键,而涉及多人的会议或讨论更是需要高效开展。前面描述的规则执行起来并不难,但是需要大家都能有这个意识,齐心协力,严格执行。

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