改进，消除可能存在的分歧和误解，使子公司主要负责人和集团信息主管按照各级责任制进行绩效考核。
在现今瞬息万变的社会中，计划总是没有变化快是不争的事实，没有变化的计划是没有生命力的。在项目每个阶段的工作开始前，项目团队都要了解当初制定项目计划时的假定和约束条件有没有发生变化，了解项目计划有没有变更的需要;同时通过发送各种形式通知的方式，向用户方的项目负责人、主要项目成员及其他相关人员发送项目将要进行的活动信息。如同进攻前发出的号角一样，使参与项目的用户相关人员切实地做好各项组织、协调和准备工作，配合项目团队共同完成这个阶段的工作。
当项目的某个阶段的工作完成后，项目团队和用户共同检查和记录这个阶段的可交付成果，将项目的实际状况通报给项目各方，肯定工作成绩。鼓舞项目各方的士气，使得项目的各个参与方进一步坚定项目必胜的信心;同时，及时地分析问题以寻求改进，消除存在的分歧和误解。保障并进一步提高用户参与项目活动的热情。
随着企业不断认识到IT服务的重要性，越来越多的企业对IT服务的品质也提出更高的要求。高效和健全的项目沟通管理是项目团队为提高用户的积极参与所做出的不懈努力，有效的沟通可以使用户及时了解项目的进展情况，保证项目符合用户的要求，并按照既定的计划向前推进，使用户认同项目的进度并建立预期，及时发现和解决项目推进过程中遇到的问题。
当前的时代是一个合作的时代，信息系统的建设也无法脱离这个主题，它需要信息系统供应商、用户以及项目的其他参与方(如硬件提供商)的共同协作。在一个项目中,一个项目管理人员所做的最多的事情,是在不停的沟通,项目经理需要花费很多很多的时间与项目团队、客户、利害关系者和项目发起人进行沟通。