体系的要求，以后再经过整理形成可供后人查阅的文档，不必非要在紧张的开发项目过程中进行文档整理工作。
5、满足产品生命周期管理的需要
就产品文档而言，有的文档可以是增量式的，只说明某一个版本的具体情况，而有的文档则需要是全量式的，需要随着新版本的发布而不断更新，保持与最新版本相一致，最典型的例子就是用户手册，通常都要随着版本的更新不断进行同步更新，对应旧版本的用户手册已经没有实用价值。另外像产品使用的FAQ这类文档，也是需要不断加以补充、更新，并且以全量版本的方式发布。同时，像系统技术架构、数据结构、发生变更的代码等，这些其实也需要维护全量的最新版本，才能有效支持后续版本的设计开发的需要。因此在文档管理中，也需要对文档进一步细分，同时满足产品版本升级项目过程的需要，和产品生命周期持续发展以及最终交付使用及服务支持的需要。
6、区分项目文档与产品文档
在文档管理中，还经常遇到项目文档和产品文档的问题。在软件研发项目中，一个项目任务的完成，经常需要多个软件系统(产品)的共同配合，从而会形成项目与产品之间多对多的矩阵式管理关系，既要满足项目管理的需要，又要满足各系统的产品管理的需要。一般的经验是，将针对单个系统的软件需求、设计、编码、测试的文档作为产品文档，作为相应的软件版本的配套文档，反映软件系统本身的变化过程，而将跨系统的业务需求、整体方案、联调测试、联合投产、项目管理等相关文档作为项目文档，作为与相应业务需求和项目的配套文档。这方面可以具体参考之前的短文《软件研发项目中业务需求与应用系统之间的矩阵化管理》。
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