策划是一项活动成功的关键。以下是应考虑的主要具有创新意识的活动举办因素：
正如哥尔德布莱特(1997年)指出的，主题应完美地吸引人们各种感官和感觉——触觉、嗅觉、味觉、视觉和听觉。如果活动的项目的目标是要感染观众，就应首先影响吸引观众的所有感官感觉，从而达到目的。在此一再强调的是在初订计划时应围绕观众的需求。例如，如何根据观众爱好而选播音乐。
1、主题
众所周知，对音乐的欣赏和音量的要求是因人而异截然不同的。布局原本具有体现创新意识的布局却很少受到关注。不妨设想一下，如果你参加的活动使你丝毫感觉不到社交的舒适感，你的心情如何?这些不快的感觉通常源于过大的空旷场地，光线太强或与他人接触的机会受到局限，最糟的境遇是就坐在一张又长又宽的桌边，以致不可能与对面的人交流，而你两旁的人都不属于你圈内的知己。更可怕的是场地灯火通明，甚至是一个小型鸡尾酒会被安置在一个大厅的中央，而人们却又不能随意交流。总之，与会的人员需要一个舒适的环境，从而建立起一个积极的氛围。
2、装饰
布艺、表演物、舞台道具、幕布和台桌的摆设都可采用租赁和方式得到，在确定活动主题之前值得深思熟虑，因为采用租赁的方式可大大节约成本。鲜花应从有大型活动项目经验的花商处预订。澳大利亚本地的植物有的高达2米，能起着惊人的效果。在许多大宴会厅，鲜花摆设都高于桌子，置于高高的花架上面，这样客人能更轻松地交谈。如果应用得当，使鲜花成为室内的主要装饰，则能起到极其强烈的效果。
3、供应商
与各种商品供应商建立良好的关系能确保高品质的供货，包括市场上提供的最新的鲜花和最佳的食用品。在极为大型的活动中，供应商同时受到来自各方的压力。因为人们都愿意得到最佳品质的产品，而这一时期的营业额是要大大超过平时经营额。而这时则需要我们与供应商的良好关系发挥作用。
据说在1996年亚特兰大奥运会时，人们在任何地区都买不到卫生纸。澳大利亚奥运会的成功举办主要是由于早期计划周密(特别是菜单)，使农民和其他供应商有足够的时间来签订合同。不妨设想，有些花卉是要提前在活动项目举行几年前就开始栽培!所以即使在非常规季节也能使人们品尝到货源充足的一些非时令水果和蔬菜。
4、技术要求
参加过活动项目或会议的人都经历过因技术缘故产生的问题。讲演者把手稿用手提电脑显示出来时，显示屏却开始抖动。当讲演者讲话时间过长时，屏幕保护自动开启，导致演讲中断，而屏幕上只显示文件名称。虽然以上问题不是技术支持的原因，但有许多方式可避免这些问题。签约的公司如果出现此类技术性问题是不可接受的。麦克风必须有备用支持，电源必须可靠，舞台和视频设备必须使观众一目了然。丰富的经验是无可替代的，在挑选技术承接方时必须考虑这一特质。新的技术，特别是用来演示新产品的设备，必须反复调试，不断演练。同时还必须安置后备支持系统。
5、娱乐
娱乐对于某些活动项目是主导性的，而对于其他活动则起着配角作用。其基本实质在于娱乐须适应活动项目的目的，而不应喧宾夺主。只有仔细审视了观众的需求时，才可能对娱乐的尺度问题作出决策。小丑吹气球的表演对于众人说来是一种为吸引孩子们的聚会设计的表演。然而同一构思(使用不同图案)非常适用于客人在婚礼上对摄影师完成他们的拍摄工作的等待。
6、餐饮
除了缺少洗手间设备之外，没有什么能比延迟的服务和低劣的食品更使与会者沮丧的了。客人也许能容忍其他类型的延迟，但难以忍受几小时的静候，特别是毫无希望的等待。在许多活动项目中，食品的质量和选料声誉十
分低劣，而价格又高得出奇，在制定初始计划时，必须考虑这一问题。
目前在大多数的活动项目中几米的距离间就能找到意大利浓咖啡出售车，这反映出观众需求的变化和活动项目经理对此变化的反应。
创新的活动项目计划需要一些独具特色的餐饮，而这些食品都要花费时间去制作和寻找。有时甚至要依赖于进口。时间就是金钱，食品的进口也是如此，因为两者都会导致成本的提高。