有效的沟通可以确保项目的成功。IT信息化项目的沟通管理：沟通是先导、计划是基础、通知是号角、检查是保障为指导原则的，建立“沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾”的沟通机制。导致IT项目失败的原因有很多，沟通不善是其中之一。各种IT服务的实现需要项目管理，对付变更项目管理更是唯一的选择。
要借助于对用户方的项目干系人进行分析，项目团队可以将用户的沟通对象划分为三类：此项目的具体负责人和信息部门人员、子公司主要负责人和集团信息主管、各连锁分店和各部门负责人及具体实施人员。由于这三类用户在项目中的影响和作用不同，因此项目团队采用了不同的沟通原则与他们进行沟通。
一、与信息系统供应商和此项目的具体负责人和信息部门人员的沟通
沟通原则：充分沟通、换位思考、通力合作，责任共担、成果共享。有了主要负责人和集团信息主管的实际参与，还需要一位具有一定权力、懂管理并了解集团信息化战略和子公司业务情况的人员担任该项目的用户方负责人。此负责人最终由子公司的信息主管担任，他是主要负责人推进信息化建设的主要助手，负责将信息化发展战略与信息化建设结合在一起，进行企业信息化应用的总体规划和设计，他负责带领子公司信息部门鼓动和组织子公司各级部门和人员积极参与信息系统的建设，他是项目团队与企业之间的桥梁。
项目团队要以充分沟通、换位思考、通力合作，责任共担、成果共享为沟通原则，充分搭建好此负责人这座沟通桥梁。项目团队要从新技术发展角度出发，充分理解企业的战略规划，提出一些可行的企业信息化建设的发展模式。用户方项目负责人及信息部门要以集团信息化总体战略为引领目标，从子公司业务发展规划角度来看待企业的信息化建设。双方要建立经常性举行会议的制度，共同探讨企业信息化建设的总体规划和设计思路，通报项目的进展状况、分析出现的问题，组织经验交流;同时，项目团队努力促进子公司信息部门主动地与集团和子公司各级部门沟通，将项目任务和信息传递给各级部门并收集各相关部门的反馈信息。
二、与各部门负责人及具体实施人员的沟通
沟通原则：目标为导向、需求为基础、计划为指南、指导为手段、检查为保障用户的这类人员是信息系统建设最直接的受益人和资源的提供者，要在完成自身业务的同时，还要支持和参与信息系统的建设。项目团队与他们的沟通以目标为导向、需求为基础、计划为指南、指导为手段、检查为保障为沟通原则，满腔热情地向他们宣传企业信息化建设的战略目标，项目团队和用户方项目负责人主动和各级部门沟通，深入基层了解真实有效的信息化需求，收集各级部门提出的建设性意见。
项目团队在经过与用户的充分沟通和协商的基础上制定项目计划，并以制定的项目计划作为行动的指南，向用户的相关人员传递项目行动信息。指导项目工作的进行，检查行动的结果。分析出现的问题，充分调动各级部门和人员参与信息化建设的积极性，形成各级部门和人员在信息化建设中多出成绩的良好竞争与合作局面。
在IT信息化项目中。项目团队要将纷繁复杂的项目信息进行结构化的管理，规定项目团队中的每个人都是沟通的主体，都要严格按照沟通计划进行项目沟通;同时，要指派专人负责维护沟通计划、收集产生的信息，在适当的时机发布和最终存储信息，并针对沟通计划的执行情况进行沟通方面的绩效考核。
在IT信息化项目的沟通计划中，建立一个《项目沟通通讯录》，可以记载用户主要项目干系人的姓名、职责、通讯