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PMO如何解决多项目资源冲突?

2019/7/31 16:41:06 |  158次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

案例背景:

X开发公司是具有组织级的PMO,公司内只有一个实验室做测试用。小明和小红都是公司的PM。去年2月,小红被任命为“A产品开发”的PM,项目优先度为3。同年3月小明被任命为“AAA产品开发”的PM,项目优先度为5。两个项目都需要进行产品测试,因此在实验室的使用时间上发生了冲突。

在项目密集型的企业内建立PMO很有必要,PMO不止可以对单个项目进程起到监控作用,还可对多项目之间的冲突进行有效协调。

1、冲突信息调查

PMO已经在组织内部建立了项目优先级制度,并且认为确立项目优先级的其中一个重要作用就是解决资源冲突。尽管小红的项目优先级低于小明的项目,但在这种情况下,简单的使用优先级规则并不适合,因为优先级破坏了实验室“先到先得的规则”,而且为低优先度的项目增加了不确定性,挫伤了小红团队的整体积极性。

因此,PMO在决策之前进一步调查十分有必要。

经调查PMO得到以下有用信息:

1)根据公司项目管理流程规定,PM在签订合同前,应就项目进度、成本、风险做出合理评估,交给客户的方案建议书必须得到PM的确认。小明在项目投标阶段,应考虑到公司资源(实验室)的可用状况,应在给客户承诺前考虑这一因素。因此,PMO认为造成资源冲突的原因是小明在项目投标阶段的工作失误。

2)合同签订后,小明仍然没有确认公司可用资源的情况,而是直接假设资源可用,因此,PMO认为小明的项目计划存在缺陷。

3)PMO考察了小红负责的项目的现状,发现实验室使用时间无法压缩,并且无法将测试时间提前。如果测试时间延后,则存在无法向小红的客户交代的问题。而且由于其他团队的计划失误让小红团队做出牺牲会有失公平,甚至会引发小红团队整体的消极对立情绪。

2、解决方案

PMO分析收集到的信息,邀请小明,小红,实验室负责人,以及公司内部相关利益者参加会议,寻求解决方案。经商讨,PMO提出由小明的项目团队从外部租赁实验室,项目成本由小明的项目团队承担,过程中,公司实验室负责人会对小明提供帮助。

3、对策分析

从案例中我们可以看出,项目间发生冲突的原因是由于资源匮乏,计划不周,环境变化所造成的。如果引用简单呆板的处理规则,会对团队人员的积极性有很大的打击,甚至有可能伤害到客户关系。以下是一些PMO在处理项目冲突时的常用措施。

(1)为稀缺资源建立共享日历,或共享管理系统。在所有项目成员中共享,避免不必要的冲突。

(2)建立资源分配先到先得的原则

(3)建立项目优先级规则:通常情况下服从于“先到先得”的原则,在“极其特殊的情况”下高优先度的项目可以占用其他已经预定的资源,其他部门必须配合。但所涉及的PM、项目发起人、PMO有责任对被冲突的项目造成的损失负责。而且此情况必须得到高层管理者的书面正式批复,PMO必须保证这种情况是极少数的。避免大量出现“特殊状况”而导致公司项目管理制度混乱,效率下降。

4)鼓励公司内部项目经理的沟通与交流:PMO应营造公司各PM间多沟通交流的公司环境,并鼓励PM就资源冲突直接进行协商。但同时应在PM间无法达成一致时,由PMO提供必要支援,进行统一协调。PMO有责任在组织内部建立处理项目间冲突的规则和制度,同时PMO还有责任直接参与项目冲突的处理过程。

(5) 制定风险应对方案:PMO在设立时,应考虑到公司多项目而可能造成的稀缺资源,并提前寻找解决方案,如外包,租用设备等等。


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