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如何做好精准的项目估算?

2019/7/29 11:08:56 |  108次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

项目管理中估算是必不可少的,尽管出于各种原因(例如上面例子中的情况,无法在短时间内给不了解项目情况的管理层解释),项目经理都尽量避免讨论和解释估算的依据,但是它却始终是一个难以绕开的重要话题。无论是划定具体项目活动的执行周期,还是编制项目的成本计划,抑或是安排各个专业的人工时等等,项目经理都或多或少地会使用估算的方法。

你代表项目组正在给CEO作项目汇报,会议室里,认识的,不认识的,坐满了人。每个人都在忙活着,有的人盯着自己的电脑屏幕,有的人在笔记本上若有其事地记着什么,还有些人看着投影幕布却显然在走神,当然也也有的人猫在一个角落,眼睛似闭非闭地养着神。

  你站在投影幕布前,手里拿着无线翻页笔,提足了精神试图让听众对项目进度更感兴趣,也要获得他们对项目已取得的成果的认同和支持,只是似乎作用不明显。

  突然CEO打断了你的汇报,指着幕布上一个数问道:这个数据是怎么得来的?所有人都抬起了头,目光先是游移到幕布上的那个数值,而后齐刷刷地聚向了你,期待一场大戏的上演。你稍做镇定,给了CEO一番详细的解释,包括基本的数据来源,最终数据的计算方法,和其中采用的假设。听完之后他沉默了一会儿,而后似有所悟地点说:所以,这个数据是估算(猜)的吧?

  你心里明白,CEO并没有完全理解,但一时半会儿又很难解释清楚,无奈之下只得说是的。其实,CEO是将估算和猜测划了等号。 

  问题是项目经理应该用什么样的估算方法,又需要注意一些什么。

  在项目的背景下,我们通常将估算分为Estimate和Guesstimate两种。

  其中,Estimate一般指有依据的估算。依据可以是过往同类项目的实际运行数据,可以是行业的经验值和经验公式,可以是利用Delphi估算法获得的专家意见,也可以是来自于供应商的交付承诺。项目经理在搜集到的这些信息和数据之后,既可以进行整体估算,也可以首先对各个细部进行估算再进行整合。

  比如,要估算暖通专业设计工作的人工时

  - 项目经理既可以通过类比以往的同类项目的人工时推算整体的人工时;

  - 也可以详细列出所有需要准备的设计文件,根据专家意见得到每个设计文件的人工时,并整合得出总体的人工时;

  相比之下,Guesstimate的基础则多是猜测或是直觉。且一般情况下,估算所需要的数据和信息是缺乏的,或者是不完整的。我们通常所说的“拍脑袋”在一定程度上是比较接近Guesstimate的,但是也有区别。他们之间的不同是,Guesstimate需要建立在个人的丰富经验之上,虽然所得结论的误差相比系统性的Estimate所得到的结果会差一些,但结论也不是凭空而来。“拍脑袋”对于个人则没有具体要求。

  对于不是很了解项目情况的人而言,要去理解项目的中通过Guesstimate得到的数据,并和“拍脑袋”得到的数据作区分是困难的。这也是项目经理大多不愿意向别人解释估算的依据,尤其是粗略估算,的一个主要原因。

  那么对于项目管理而言,Estimate和Guesstimate孰优孰劣呢?我认为答案并不是简单直接的,而是需要从三个方面考量,分别是:精度,时限和应用场景。

  精度 - 估算所得的结果是具有误差的,误差小则精度高,反之亦然。如若项目要求某项估算的结果具有很高的精度,则Estimate更符合要求。而如果精度要求不高,则Guesstimate的估算方法也适用。

  应用场景 - 假设客户

需要将管道的材料由碳钢更改为不锈钢,并同意新签一份一万元的合同作为更改工作的补偿。但是因为工期紧急,客户要求更改工作必须要尽快开展。这种场景下,项目经理需要准确估算得出变更的预期盈利,签订合同也可以和变更同步开展,所以时间不算紧急。但是工作开展之前,项目经理需要很快地判断其可行性。所以,尽管精度要求高,且时限长,项目经理仍然应该使用Guesstimate的估算方法。这便是应用场景的作用。

   时限 - 估算结果不仅有精度要求,也有时间要求。举例而言,为一个工期是三年的项目做项目计划时,估算会有充足的时间来完成;而如果是一个明天就要提交的竞标项目,留给估算的时间则很短。一般来说,在相同情况下Guesstimate所需要的时间是远远短于Estimate的所需时间。


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